Personaldienstleistungskaufmann /
Personaldienstleistungskauffrau:
Beruf, Ausbildung und Gehalt

Kategorien: Personaldienstleistung | 15. MAI 2023

Schon mal an eine Karriere in der Personaldienstleisterbranche gedacht? Als HR-Profis sind Personaldienstleistungskaufleute mittlerweile gefragte Fachkräfte, die Unternehmen bei der Personalbeschaffung unterstützen. Doch für wen ist der Beruf als Personaldienstleistungskaufmann bzw. Personaldienstleistungskauffrau geeignet? Welche Aufgabenbereiche erwarten einen im Arbeitsalltag und welche Kompetenzen muss man mitbringen? Wie ist das Gehalt als Personaldienstleistungskaufmann/-frau und wo kann man arbeiten? Wir zeigen, was diesen Beruf auszeichnet, wie sich die Ausbildung zum / zur Personaldienstleistungskaufmann/-frau gestaltet und welche beruflichen Perspektiven Personaldienstleistungskaufleute haben.

Definition: Personaldienstleistungskaufmann –
Was steckt hinter diesem Jobtitel?

Der Beruf als Personaldienstleistungskaufmann/ -frau (kurz: PDK) ist eine staatliche anerkannte Berufsausbildung. Menschen mit diesem Abschluss sind auf das Personalwesen spezialisierte kaufmännische Mitarbeiter:innen. In ihrem Arbeitsalltag kümmern sie sich um viele verschiedene Aufgabenfelder rund um das Personalmanagement. Das reicht von der Personalgewinnung über die Personalvermittlung und -verwaltung bis hin zur Personalentwicklung. Sie arbeiten vor allem bei Personaldienstleistungsagenturen und in Zeitarbeitsfirmen, wo sie zum Beispiel als Personaldisponent eingesetzt werden. Aber auch Unternehmen oder Organisationen mit eigner HR-Abteilung haben Bedarf an qualifizierten HR-Mitarbeiter:innen.

Die Ausbildungsordnung für die Ausbildung zum Personaldienstleistungskaufmann bzw. zur Personaldienstleistungskauffrau ist 2008 in Kraft getreten. Es handelt sich also um einen noch relativ jungen Beruf. Mit der Einführung des Berufsbildes hat man dem Umstand Rechnung getragen, dass die Anforderungen im Personalwesen stetig wachsen und darum HR-Spezialist:innen mit Expertenwissen gebraucht werden. Vor allem die Personalbeschaffung stellt Unternehmen mittlerweile vor große Herausforderungen und sie greifen verstärkt auf professionelle HR-Dienstleistungen zurück.

Eine junge Personaldienstleistungskauffrau mit einem Tablet und einem Notizbuch in der Hand, die lächelnd in ihrem Büro sitzt:

Die Ausbildung zum Personaldienstleistungskaufmann /
zur Personaldienstleistungskauffrau

Whitepaper Ratgeber Telefonakquise von index

Der Weg zur Karriere als Personaldienstleistungskaufmann / Personaldienstleistungskauffrau beginnt mit einer dreijährigen Ausbildung. Es gibt zwar keine besonderen Voraussetzungen für die Bewerbung auf einen Ausbildungsplatz, aber die meisten Auszubildenden verfügen über die (Fach-)Hochschulreife. Hilfreich für eine Bewerbung sind vor allem gute Schulnoten in Deutsch, Wirtschaft und Mathematik sowie die richtige Portion Kommunikationstalent. Wer erfolgreich einen der Ausbildungsplätze ergattert hat, lernt das nötige Handwerkszeug parallel in der Berufsschule und im Ausbildungsbetrieb. Es handelt sich also um eine duale Ausbildung, in der die Berufsschule die Theorie und das ausbildende Unternehmen die Praxis des Arbeitsalltags vermittelt. Der Ausbildungsrahmenplan sieht dabei den Wissenserwerb in folgenden Bereichen vor:

» Bewerbergewinnung, Personaleinstellung, Personalvermittlung

» Sachbearbeitung im Personalwesen, Personaleinsatzplanung

» Personalführung und -betreuung

» Arbeits- und gesellschaftsrechtliche Grundlagen

» Kommunikation und Teamarbeit

» Marketing, Kundenakquise, -betreuung und -bindung

» Kaufmännisches Wissen (Planung, Steuerung und Controlling)

» Grundlagen der Arbeitsplatzgestaltung und -sicherheit

Das erste und zweite Ausbildungsjahr

Im ersten und zweiten Ausbildungsjahr werden die Azubis mit dem Berufsfeld der Personaldienstleistung, den betrieblichen Strukturen sowie Rechten und Pflichten in der Ausbildung vertraut gemacht. In der Berufsschule lernen sie dabei theoretische Grundlagen zur Personalsachbearbeitung, Personalgewinnung und -einstellung und wie sie ihre Ausbildung aktiv mitgestalten können. Lerntechniken, Englisch, Wirtschafts- und Sozialkunde sind ebenfalls Bestandteil des Berufsschulunterrichts. Im Ausbildungsbetrieb haben Azubis einen Ausbilder oder eine Ausbilderin an ihrer Seite, der oder die ihnen in der Praxis zeigt, wie man Personalakten anlegt und führt, worauf es bei der Bewerberauswahl ankommt, wie Personaleinsätze geplant werden und wie man Kunden akquiriert sowie Aufträge korrekt abwickelt. Zugleich erwerben die Azubis im betrieblichen Ausbildungsalltag Kenntnisse in berufsbezogenen Rechtsanwendungen, im kaufmännischen Bereich und in Kommunikation und Kooperation.

Das dritte Ausbildungsjahr

Im dritten Ausbildungsjahr vertiefen die Auszubildenden ihr Wissen, wobei sie im Betrieb bereits eigenständig Arbeiten übernehmen sowie in der Berufsschule ein berufsbezogenes Projekt entwickeln, durchführen und auswerten. Etwa nach der Hälfte des zweiten Ausbildungsjahres müssen die Azubis eine Zwischenprüfung ablegen. Diese ist Voraussetzung, um nach dem dritten Ausbildungsjahr zur Abschlussprüfung zugelassen zu werden. Die Abschlussprüfung findet bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) statt. Sie besteht aus schriftlichen Prüfungen in Wirtschafts- und Sozialkunde, zu personalwirtschaftlichen Prozessen sowie zu Auftragsgewinnung, -bearbeitung und -steuerung und einem fallbezogenen Fachgespräch in der Kunden- und Personalberatung.

Welche Aufgaben hat ein/e
Personaldienstleistungskaufmann/-frau?

Ein ganz normaler Arbeitstag hält die unterschiedlichsten Aufgaben für Kaufleute im Personalwesen bereit. Mit eine der wichtigsten: die Personalrekrutierung – entweder im Auftrag einer Kundenfirma oder für das eigene Unternehmen. Dafür muss sich der Personal-Profi zunächst mit der offenen Position vertraut machen und ein Anforderungsprofil sowie die passende Stellenanzeige erstellen. Darüber hinaus spricht er selbst potenziell geeignete Kandidaten mittels Active Sourcing an. Zu den anschließenden Aufgaben gehört das Sichten von Bewerbungsunterlagen, das Führen von Bewerbungsgesprächen und die eigentliche Bewerberauswahl. Ist der oder die passende Bewerber:in gefunden, begleitet der Personaldienstleistungskaufmann bzw. die Personaldienstleistungskauffrau die Einarbeitungsphase.

Im Personalverleih verantworten Personaldienstleistungskaufleute zudem die Personaleinsatzplanung beim Kunden, denn die passenden Mitarbeiter:innen müssen schließlich zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Sie entwerfen Arbeitsverträge, überprüfen die Bedingungen im Einsatzbetrieb und fungieren als Ansprechpartner und Bindeglied zwischen Leiharbeitnehmern und dem Kundenunternehmen. Ein weiteres wichtiges Aufgabenfeld ist die Neukundenakquise. Hier ermitteln die PDK Unternehmen mit Personalbedarf und versuchen, diese als neue Kunden zu gewinnen. Sachbearbeitende Tätigkeiten – wie Personalakten verwalten, Gehaltsabrechnungen erstellen, Arbeits- und Fehlzeiten erfassen – sind genauso Bestandteil des Arbeitsalltags wie Mitarbeitergespräche und die Planung von Personalentwicklungsmaßnahmen.

Barometer Personalvermittlung 2022

Personaldienstleistungskaufmann /-frau Aufgabenbereiche im Überblick:

Personalbeschaffung

Anforderungsprofile erstellen, Stellenanzeigen schalten, Bewerberunterlagen sichten, Bewerbungsgespräche führen, Personalauswahl treffen, Onboarding

Personalbetreuung

Arbeitsplatzeinweisungen, Arbeitsplatzgestaltung, Überprüfen der Arbeitssicherheit, Feedbackgespräche, Planung von Qualifizierungs- und Weiterbildungsangeboten

Personalverwaltung

Personalaktenführung, Entwerfen von Arbeitsverträgen, Urlaubsplanung, Arbeitszeiterfassung, Abrechnungen und Statistiken erstellen

Kundenbetreuung und -akquise

Kunden telefonisch oder vor Ort beraten und betreuen, Stellenmarkt- und Bedarfsanalysen anfertigen, Akquisegespräche führen, Angebote schreiben

Die Lösung

Ihrer
Kandidatenfrage

Was müssen
Personaldienstleistungskaufleute können?

Der Beruf als Kaufmann/-frau für Personaldienstleistungen ist mit seinen anspruchsvollen und sensiblen Aufgabenbereichen ausgesprochen vielseitig. Dementsprechend breit gefächert stellt sich das Kompetenzprofil dar, das man in diesem Job braucht. Wer tagtäglich Kontakt mit Kunden, Mitarbeitern und Bewerbern hat, muss Menschenkenntnis und sehr gute Umgangsformen haben. Besonders wichtig sind Einfühlungsvermögen, aber auch Durchsetzungskraft und man muss vor allem ausgezeichnet kommunizieren können.

Der Job eignet sich für alle, die gern mit Menschen zu tun haben. Man sollte mit einer offenen Persönlichkeit und einem gesunden Maß an Stressresistenz ausgestattet sein. Denn im Personalmanagement heißt es, schnell und flexibel auf Kundenanfragen und Mitarbeiterwünsche zu reagieren. Zugleich ist Organisationstalent unabdingbar, weil beim Personaldienstleistungskaufmann viele Fäden zusammenlaufen. Nicht zuletzt benötigt man – unter anderem für die Angebotserstellung und Bedarfsplanung – gute analytische Fähigkeiten. Die erforderlichen Fachkenntnisse erwerben die zukünftigen HR-Profis während ihrer Ausbildung.

Wie ist das Gehalt als
Personaldienstleistungskaufmann/-frau?

Bereits während der Ausbildung bekommen angehende Kaufleute im Personalwesen ein Gehalt. Die konkrete Höhe hängt vom Ausbildungsbetrieb ab. Wenn dieser beispielsweise tarifgebunden ist, wird die Ausbildungsvergütung im Tarifvertrag geregelt. In jedem Fall muss die Vergütung angemessen sein. Der Bundesarbeitgeberverband der Personaldienstleister e.V. (BAP) hat mit Wirkung zum 01.08.2022 für seine Mitglieder eine Azubi-Vergütungsempfehlung herausgegeben herausgegeben. Demnach können PDK-Azubis monatlich

908,00 € im 1. Ausbildungsjahr

995,00 € im 2. Ausbildungsjahr

1.098,00 € im 3. Ausbildungsjahr

verdienen. Ausbildungsbetriebe sind zwar nicht daran gebunden, aber ein Azubi-Gehalt, das mehr als 20 Prozent unterhalb der Vergütungsempfehlung liegt, gilt als nicht mehr angemessen. Und wie hoch ist das Gehalt im späteren Berufsleben?

Vergleichsportale im Internet bieten einen guten ersten Überblick über den Verdienst und die Gehaltsspannen. So liegt das Durchschnittsgehalt laut gehalt.de bei ca. 42.800 € brutto im Jahr. Die Spanne bewegt sich zwischen 38.100 € und 48.000 €. Stepstone.de wiederum siedelt den Verdienst als Personaldienstleistungskaufmann zwischen 29.000 € und 41.000 € an und nennt ein jährliches Durchschnittssalär von 34.600 €. Das sind schon erhebliche Unterschiede beim Gehalt. Die Gründe hierfür: Gehaltsportale greifen jeweils auf andere Quellen zurück und nutzen verschiedene Auswertungsmethoden. Deshalb sollten die Angaben dort nur als Orientierung dienen.

Letztendlich hängt der individuelle Verdienst als Personaldienstleistungskaufmann/-frau von mehreren Faktoren ab. Sowohl die Unternehmensgröße als auch die Region und eine eventuelle Tarifbindung beeinflussen das Gehalt. Zudem spielt die Berufserfahrung eine nicht unwesentliche Rolle. Je länger jemand den Job inne hat, desto mehr wird er verdienen. Berufseinsteiger stehen dabei meist am unteren Ende der Gehaltsskala. Übrigens sind in der Personaldienstleistungsbranche leistungs- bzw. zielbasierte Boni durchaus üblich. Damit macht sich die eigene berufliche Leistung auch auf der Gehaltsabrechnung bemerkbar.

Personalberater-Coach Simone Straub gibt in ihrem Blogbeitrag „Ein Blick ins Portemonnaie der Milliarden Branche“ interessante Einblicke, wie sich das Gehalt von vertrieblich tätigen Personaldienstleistungskaufleuten zusammensetzt. Außerdem verrät sie, was man alles machen kann, um sein Gehalt deutlich zu steigern.

Arbeitsmarkt und
Karrieremöglichkeiten

Wer eine Ausbildung zum/zur Personaldienstleistungskaufmann/-frau anstrebt oder erfolgreich abgeschlossen hat, wird am Arbeitsmarkt sehr gute Chancen haben. Denn die Nachfrage nach diesem Berufsprofil ist laut der index Research Stellenmarkt-Analyse hoch: Im ersten Halbjahr 2022 schrieben rund 1.800 Firmen in Deutschland über 3.800 Stellen für Personaldienstleistungskaufleute aus. Azubis (über 1.900 Ausbildungsplätze) und Fachkräfte mit Ausbildung und mehrjähriger Berufserfahrung (mehr als 1.700 Positionen) wurden am meisten gesucht.

Ausgeschriebene Stellen für Personaldisponent:innen in deutschen Bundesländern im ersten Halbjahr 2022

Die Analyse beruht auf den Forschungsergebnissen unserer Research-Expert:innen, die in der index Anzeigendaten Stellenanzeigen für Personaldienstleistungskaufleute aus 249 Printmedien, 349 Online-Jobbörsen, dem Stellenportal der Bundesagentur für Arbeit und von rund 136.000 Unternehmenswebsites ausgewertet haben.

ein Treffen zwischen 2 Führungskräften, die über die Profile der Bewerber diskutieren

Welche Wege stehen mir als Personaldienstleistungskaufmann/-frau offen?

Das Haupteinsatzgebiet für Personaldienstleistungskaufmänner und -frauen ist der private Arbeitsvermittlungssektor. Sie können hier nach der Ausbildung bei einer Zeitarbeitsfirma einsteigen, bei einer Personalberatungs- oder Outplacementagentur arbeiten oder bei einem Dienstleister, der spezielle Services, wie Personalschulungen oder Personaladministration, anbietet. Sehr oft werden PDK als Recruiter im Executive Search eingesetzt, besser bekannt als »Headhunter«. Daneben sind sie auch bei Unternehmen mit eigener HR-Abteilung und im öffentlichen Dienst gefragt.

Durch einen berufsbegleitenden Aufstiegfortbildung zum/zur geprüften Personaldienstleistungsfachwirt/-in, die auch ohne Abitur möglich ist, hat man die Option auf eine Position im mittleren Management. Auch ein weiterführendes Studium mit Schwerpunkt Personalmanagement bietet interessante Karriere-Chancen, z.B. als Teamlead oder man kann sich auf eine Tätigkeit als Personalreferent spezialisieren. Wer einige Jahre Berufserfahrung gesammelt und viele Branchenkontakte geknüpft hat, kann den Schritt in die Selbstständigkeit wagen und sich ein eigenes Personaldienstleistungsunternehmen aufbauen.

Berufliche Herausforderungen im
Zuge der Digitalisierung

Die Digitalisierung macht auch vor dem Personalwesen nicht Halt. Personalakten werden elektronisch angelegt, Gehaltsabrechnungen mittels Software erstellt, es gibt Tools für das Bewerbermanagement und vieles andere mehr. Deshalb müssen sich Personaldienstleistungskaufleute mit neuen Technologien auseinandersetzen und diese im Job anwenden können. Hinzu kommt, dass sich aufgrund der Digitalisierung die Möglichkeiten, Stellenanzeigen zu schalten, vervielfacht haben und so notwendige Stellenmarktanalysen zu einem zusätzlichen, enormen Arbeitsaufwand führen können.

Mit index Anzeigendaten bekommen Personal-Profis ein maßgeschneidertes Vertriebssystem an die Hand. index Anzeigendaten ist mit jährlich rund 67 Millionen analysierten Stellenanzeigen europäischer Marktführer in der Stellenmarkt-Auswertung.

Fazit: Warum
Personaldienstleistungskaufmann/-frau werden?

Unternehmen wollen wettbewerbsfähig bleiben. Dazu müssen sie in der Lage sein, sich schnell an veränderte Marktbedingungen anzupassen. Und sie brauchen qualifiziertes Personal. Um im War for Talents zu bestehen, gewinnt ein gut funktionierendes Personalmanagement zunehmend an Bedeutung. Die PDK leisten einen wesentlichen Beitrag, um nachhaltige Personalstrategien zu entwickeln und Unternehmen mit den passenden Mitarbeitern zu versorgen. Der Job als Personaldienstleistungskaufmann bzw. -frau ist eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit vielen, abwechslungsreichen Aufgabenfeldern und ausgezeichneten Zukunftsperspektiven. Denn gut ausgebildete Personalfachkräfte sind am Arbeitsmarkt sehr gefragt.

eine virtuelle Darstellung des Planeten, bestehend aus virtuellen Bewerberprofilen und einer Hand, die auf einen von ihnen zeigt

FAQs

Welche Aufgaben hat ein/e Personaldienstleistungskaufmann/-frau?

Zum Aufgabenspektrum eines PDK gehören die Personalgewinnung, das Bewerbermanagement, die Personalverwaltung, die Personalentwicklung, die Mitarbeiterbetreuung und -führung sowie die Kundenakquise und das Kundenbeziehungsmanagement.

Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen, um eine Ausbildung zum/zur Personaldienstleistungskaufmann/-frau zu beginnen?

Die Ausbildung ist an keine besonderen schulischen Voraussetzungen geknüpft. Empfohlen wird aber ein mittlerer Schulabschluss oder das (Fach-)Abitur. Gute Noten in Deutsch, Mathematik und Wirtschaft sowie ein freundliches, kontaktfreudiges Wesen erhöhen die Chancen auf einen Ausbildungsplatz.

Wann wurde die Ausbildung zum/zur Personaldienstleistungskaufmann/-frau erstmals durchgeführt?

Die Ausbildungsordnung nach dem Berufsbildungsgesetz ist seit 2008 in Kraft. Weil unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit besteht, die reguläre Ausbildungsdauer von drei auf zwei Jahre zu verkürzen, gab es 2010 die ersten fertig ausgebildeten Personaldienstleistungskaufleute.

Wie viel verdient man als Personaldienstleistungskaufmann/-frau?

In Abhängigkeit von Unternehmensgröße und -standort, den konkreten Arbeitsaufgaben sowie von Berufserfahrung und zusätzlich erworbenen Qualifikationen liegt das durchschnittliche Gehalt zwischen ca. 30.000 € und 48.000 € brutto im Jahr.

Gender-Hinweis

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir in diesem Beitrag die geschlechtsspezifische Differenzierung nicht durchgehend, sondern meist das generische Maskulinum (z. B. „der Kaufmann“). Sämtliche Personenbezeichnungen gelten jedoch gleichermaßen für jedes Geschlecht und sollen keinerlei Benachteiligung darstellen. Die verkürzte Sprachform hat ausschließlich redaktionelle Gründe und ist wertfrei.

Oliver Saul

Autor

Oliver Saul leitet seit 2019 gemeinsam mit Jürgen Grenz die index Gruppe. Der gebürtige Delmenhorster verfügt über 25 Jahre Vertriebserfahrung. Vor seiner Zeit bei index baute er den Vertrieb in zwei Start-ups auf und arbeitete in einer Unternehmensberatung. Seine fachlichen Schwerpunkte sind strategischer Vertriebsaufbau, Neukundenakquise und skalierbare Sales-Prozesse. Zudem ist er lizenzierter Scan Coach.

Oliver Saul, Geschäftsführer der index Gruppe

Oliver Saul

Autor

Oliver Saul leitet seit 2019 gemeinsam mit Jürgen Grenz die index Gruppe. Der gebürtige Delmenhorster verfügt über 25 Jahre Vertriebserfahrung. Vor seiner Zeit bei index baute er den Vertrieb in zwei Start-ups auf und arbeitete in einer Unternehmensberatung. Seine fachlichen Schwerpunkte sind strategischer Vertriebsaufbau, Neukundenakquise und skalierbare Sales-Prozesse. Zudem ist er lizenzierter Scan Coach.

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