Personaldienstleistungskaufmann/-frau:
Job, Skills, Gehalt

Die Personalbeschaffung stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Denn gefragte Fachkräfte sind rar und entsprechend schwierig zu gewinnen. Zudem können Betriebe ihren Personalbedarf – besonders in auftragsstarken Zeiten – nicht ohne Weiteres selbst decken. Deshalb spielt die Personaldienstleistungsbranche eine sehr wichtige Rolle für die Wirtschaft. Sie findet für ihre Kunden die passenden Matches und hat Lösungen für nahezu alle Belange im Bereich Human Ressources parat. Dafür brauchen Personaldienstleister natürlich selbst qualifiziertes Personal. Aus diesem Grund existiert seit 2008 das Berufsbild Personaldienstleistungskaufmann/-frau, das ganz auf die Anforderungen der Branche zugeschnitten ist.

Ein noch recht junger Beruf – übrigens derzeit die einzige anerkannte Ausbildung auf diesem Gebiet – mit glänzenden Zukunftsaussichten und unverzichtbar für professionelle HR-Dienstleistungen. Aber was ist ein Personaldienstleistungskaufmann (kurz: PDK) eigentlich genau? Wie der Name schon anklingen lässt, handelt es sich um kaufmännische Mitarbeiter im Personalwesen. Sie arbeiten hauptsächlich bei Zeitarbeitsfirmen und Personalberatungen, aber auch in den HR-Abteilungen von Unternehmen oder im öffentlichen Dienst. In ihrem Job erfüllen sie ganz verschiedene Aufgaben und werden beispielsweise als Personaldisponent eingesetzt.

Ein ganz normaler Arbeitstag hält die unterschiedlichsten Aufgaben für Personaldienstleistungskaufleute bereit. Mit eine der wichtigsten: die Beschaffung von Personal – entweder im Auftrag eines Kunden oder aber für das eigene Unternehmen. Recruiting ist meistens eine ziemlich aufwendige Angelegenheit. Dafür macht sich der Personal-Profi zunächst mit den Anforderungen an eine offene Position vertraut und kümmert sich um die Stellenanzeigen. Er sucht selbst aktiv nach geeigneten Bewerbern im Kandidatenpool und in Karrierenetzwerken, führt Bewerbungsgespräche und schlägt den Kunden passendes Personal vor. Die Tätigkeiten als Personaldienstleistungskaufmann beschränken sich jedoch nicht nur auf Aufgaben im Bereich Personalgewinnung. Je nach Einsatzgebiet kommen zahlreiche weitere hinzu:

Bei der Arbeitnehmerüberlassung besteht ein Dreicksverhältnis zwischen der Zeitarbeitsfirma, den Leiharbeitskräften und dem Einsatzbetrieb. Weil die Zeitarbeitsfirma Arbeitgeber der Leiharbeitskräfte ist, gehört zu den Aufgaben des PDK, deren Arbeitsverträge abzuschliessen und die Konditionen mit dem Einsatzbetrieb auszuhandeln. Er kontrolliert die Arbeitsbedingungen vor Ort und ist außerdem Ansprechpartner sowie disziplinarischer Vorgesetzer für die Leiharbeitskräfte. Dadurch hat er eine sehr eine wichtige Vermittlerrolle inne. Darüber hinaus muss er sich mit Personaleinsatz-, Ressourcen- und Budgetplanung befassen. In seinen Aufgabenbereich fallen auch Tätigkeiten in der Neukundenakquise und in der Kundenberatung.

Arbeitet der Personaldienstleistungskaufmann in der Personalabteilung eines Unternehmens oder einer Behörde, liegt einer der Schwerpunkt bei Aufgaben in der Personalverwaltung. Personalakten fachgerecht zu führen sowie Gehaltsabrechnungen vorzunehmen und Arbeitszeiten zu erfassen, ist genauso Bestandteil des Arbeitsalltags, wie das Planen von Personalentwicklungsmaßnahmen. Dazu muss der Personal-Profi durch Mitarbeitergespräche regelmäßig Feedback einholen sowie ein Auge auf die Performance der Einzelnen haben.

Datenbanken und Software für Kalkulation und Verwaltung bilden unverzichtbare Arbeitsmittel für Personaldienstleistungskaufleute. Vor allem aber benötigen sie das richtige Gespür für Entwicklungen am Arbeits- und Stellenmarkt. Welche Berufsprofile sind besonders gefragt? Welchen konkreten Bedarf haben suchende Unternehmen? Wie ist die allgemeine wirtschaftliche Lage und was machen die Wettbewerber? Das bedeutet einerseits eine enge Kommunikation mit Kunden, Kandidaten und Mitarbeitern. Andererseits ist eine setige Beobachtung des Stellenmarktes erforderlich.

Durch die Digitalisierung haben sich die Möglichkeiten, Stellenananzeigen zu schalten, vervielfacht. Das macht es für Kaufleute im Personalwesen nicht unbedingt einfacher, den Überblick zu behalten. Die Auswertung der Anzeigen kann schnell zu einer zeitraubenden Angelegenheit werdem. Mit index Anzeigendaten bekommen Personal-Profis ein maßgeschneidertes Akquisetool an die Hand. Index Anzeigendaten ist mit jährlich rund 38 Millionen analysierten Stellenanzeigen europäischer Marktführer in der Stellenmarktauswertung. Das digitale Vertriebssystem  liefert passende Datensätze zeitsparend und bequem per E-Mail. Personaldienstleistungsunternehmen und ihre Personaldienstleistungsfachkräfte profitieren nicht nur von einer fundierten Marktübersicht. Sondern sie können zielgerichtet Platzierungsoptionen ermitteln und schneller neue Kunden gewinnen.

Der Beruf als Kaufmann für Personaldienstleistungen ist mit seinen anspruchsvollen und sensiblen Aufgaben sehr vielseitig. Dementsprechend breit gefächert stellt sich das Kompetenzprofil, über das man bei einem solchen Job verfügen sollte, dar. Wer tagtäglich Kontakt mit Menschen hat, braucht nicht nur sehr gute Umgangsformen. Besonders wichtig sind Einfühlungsvermögen, aber auch Durchsetzungskraft und man muss vor allem ausgezeichnet kommunizieren können. Der Job eignet sich für alle mit einer offenen Persönlichkeit und einem gesunden Maß an Stressresistenz. Denn in diesem Bereich gilt es, stets in der Lage zu sein, schnell und flexibel auf Kundenanfragen und Mitarbeiterwünsche zu reagieren. Zugleich ist Organisationstalent unabdingbar, weil beim Personaldienstleistungskaufmann viele Fäden zusammenlaufen. Nicht zuletzt benötigt man – unter anderem für Angebotserstellung und Bedarfsplanung – gute analytische Fähigkeiten. Die erforderlichen Fachkenntnisse bekommen zukünftige Personaldienstleistungskaufleute während ihrer Berufsausbildung vermittelt.

Der Weg zu einer Karriere als Personaldienstleistungskaufmann / Personaldienstleistungskauffrau führt über eine dreijährige, duale Ausbildung. Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Ausbildungszeit auch abgekürzt werden. Das nötige Handwerkszeug erlernt man dabei parallel in der Berufsschule und im Ausbildungsbetrieb. Während die Berufsschule angehende Personaldienstleistungskaufleute mit dem theoretischen Wissen vertraut macht, lernen sie im Betrieb die praktischen Aspekte des Berufs kennen. Die Ausbildung zum Personaldienstleistungskaufmann / zur Personaldienstleistungskauffrau endet mit der Abschlussprüfung bei der Industrie- und Handelskammer (IHK).

Wesentliche Ausbildungsinhalte gibt der Ausbildungsrahmenplan vor. Dieser umfasst beispielsweise Punkte wie:

• Bewerbergewinnung, Personaleinstellung, Personalvermittlung
• Sachbearbeitung im Personalwesen, Personaleinsatzplanung
• Personalführung und -betreuung
• arbeits- und gesellschaftsrechtliche Kenntnisse
• Kommunikation und Teamarbeit
• Marketing, Kundenakquise, -betreuung und -bindung
• kaufmännisches Wissen (Planung, Steuerung und Controlling)
• Grundlagen der Arbeitsplatzgestaltung und -sicherheit

Im Zuge der Ausbildung zum PDK werden ebenfalls Lerntechniken und der rechtskonforme Umgang mit personenbezogenen Daten vermittelt. Nach der Hälfte der Ausbildungszeit müssen die Auszubildenden eine Zwischenprüfung ablegen. Die Abschlussprüfung bei der IHK besteht aus einem umfangreichen schriftlichen Teil und einem fallbezogenen Fachgespräch (mündliche Prüfung).

Wer eine Ausbildung zum Personaldienstleistungskaufmann / zur Personaldienstleistungskauffrau beginnen möchte, braucht theoretisch keinen regulären Schulabschluss. Allerdings verfügt die Mehrheit der Azubis über die (Fach-)hochschulreife, hat also ein Abitur in der Tasche. Selbst nach erfolgreich bestandener Abschlussprüfung und dem Berufseinstieg ist es mit dem Lernen nicht vorbei. Weil der Arbeitsmarkt in ständiger Bewegung ist, muss ein Personal-Profi sein Wissen stets Up-to-date halten. Regelmäßige Weiterbildungen sind fester Bestandteil des Berufslebens. Um schließlich weiter Karriere zu machen, bietet sich die Qualifizierung zum / zur Personaldienstleistungsfachwirt / -in an. Diese Aufstiegsfortbildung bereitet speziell auf die Übernahme zukünftiger Leitungsaufgaben vor. Als berufsbegleitendes Studium ist sie mit entsprechender Berufserfahrung sogar ohne vorherige Ausbildung oder (Fach-)Abitur möglich.

Vergleichsportale im Internet bilden für die meisten erste Anlaufstelle, wenn es um die Frage geht: Wie ist das Gehalt als Personaldienstleistungskaufmann? Solche Portale bieten einen guten Überblick über den Verdienst und die Gehaltsspannen. So liegt das Durchschnittsgehalt laut gehalt.de bei ca. 41.000 € brutto im Jahr. Die Spanne bewegt sich zwischen 35.300 € und 47.500 €. Stepstone.de wiederum siedelt den Verdienst als Personaldienstleistungskaufmann zwischen 41.600 € und 59.000 € an und nennt ein jährliches Durchschnittssalär von 48.700 €. Das sind schon ziemliche Unterschiede beim Gehalt. Die Gründe hierfür: Gehaltsportale greifen auf verschiedene Quellen zurück und bedienen sich jeweils anderer Auswertungsmethoden. Deshalb sollten die Angaben dort nur zur Orientierung dienen.

Was man letztendlich als Personaldienstleistungskaufmann/-frau verdienen kann, ist von mehreren individuellen Faktoren abhängig. Sowohl die Unternehmensgröße als auch die Region haben Einfluss auf das Gehalt. Zudem spielt die Berufserfahrung eine nicht unwesentliche Rolle. Je länger jemand den Job innehat, desto mehr wird er verdienen. Berufseinsteiger stehen eher am unteren Ende der Gehaltsskala. Hinzu kommt, dass in der Personaldienstleistungs-Branche leistungsbasierte Boni durchaus üblich sind. Damit macht sich die eigene berufliche Leistung auch auf der Gehaltsabrechnung bemerkbar.

Personaldienstdienstleistungskaufleute sorgen für reibungslose Abläufe in Zeitarbeitsfirmen und Personalberatungen. Entsprechend groß ist die Nachfrage nach diesem Berufsprofil. Das belegt auch unsere Stellenmarkt-Analyse: Im ersten Halbjahr 2022 schrieben rund 1.800 Firmen in Deutschland über 3.800 Stellen für Personaldienstleistungskaufleute aus. Azubis (über 1.900 Positionen) und Fachkräfte mit Ausbildung und mehrjähriger Berufserfahrung (mehr als 1.700 Positionen) waren am stärksten nachgefragt.

In den drei bevölkerungsreichsten Bundesländern gab es von Januar bis Juni 2022 auch die meisten Jobangebote für Personaldienstleistungskaufleute: Nordrhein-Westfalen (1.126 Positionen), Baden-Württemberg (552 Positionen) und Bayern (463 Positionen). Die meisten personalsuchenden Firmen sitzen in Hamburg (252), Berlin (251 Positionen) und Frankfurt am Main (115 Positionen).

Zu diesen Ergebnissen kam unsere hauseigene Personalmarktforschung index Research. Unsere Research-Expert:innen analysierten in der Stellenanzeigen-Datenbank index Anzeigendaten 249 Printmedien, 349 Online-Jobbörsen, das Stellenportal der Bundesagentur für Arbeit und rund 136.000 Unternehmenswebsites.

Unternehmen wollen wettbewerbsfähig bleiben. Dazu müssen sie in der Lage sein, im War for Talents zu bestehen und sich schnell an geänderte Marktbedingungen anzupassen. Die Zeitarbeit boomt und ist seit Jahren auf Wachstumskurs. Sie verschafft den Unternehmen auf personeller Ebene die nötige Flexibilität. Ein Trend, der sich wegen des grundlegenden Wandels am Arbeitsmarkt weiter verstärken wird. Denn auch auf Arbeitnehmerseite wächst der Wunsch nach flexiblen Arbeitsmodellen. Darüber hinaus wird das gesamte Personalwesen immer komplexer und braucht seinerseits gut ausgebildetes Fachpersonal. Beste Voraussetzungen also für eine berufliche Karriere als Personaldienstleistungskaufmann/-frau.

Gender-Hinweis
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir in diesem Beitrag die geschlechtsspezifische Differenzierung nicht durchgehend, sondern meist das generische Maskulinum (z. B. „der Kaufmann“). Sämtliche Personenbezeichnungen gelten jedoch gleichermaßen für jedes Geschlecht und sollen keinerlei Benachteiligung darstellen. Die verkürzte Sprachform hat ausschließlich redaktionelle Gründe und ist wertfrei.

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