Personaldisponent:in –
Aufgaben, Ausbildung, Skills, Gehalt
Kategorien: Recruiting, Personaldienstleistung | 11. APRIL 2024
Unternehmen brauchen qualifizierte Mitarbeiter:innen – und zwar zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Personaldisponent:innen sind dafür veranwortlich, dass Bewerber:innen und Unternehmen passgenau zusammenfinden. Doch was machen Personaldisponent:innen eigentlich genau? Welche konkreten Aufgaben müssen sie in ihrem Arbeitsalltag bewältigen? Wo arbeiten sie, wie ist der berufliche Werdegang und was zeichnet gute Personaldisponent:innen aus?
Inhalt
Definition: Was sind
Personaldisponent:innen?
Ein Job in der Personaldisposition ist dem Personalwesen zuzuordnen. Personaldisponent:innen sind kaufmännische Mitarbeiter:innen mit Leitungsfunktion, die für Personalbeschaffung, -einsatzplanung, -verwaltung und -entwicklung verantwortlich sind und zugleich Vertriebsaufgaben wahrnehmen. Sie arbeiten in den HR-Abteilungen bei Unternehmen, Verbänden und Organisationen oder für Personaldienstleister und in der Zeitarbeit. Es handelt sich dabei nicht um einen Beruf im klassischen Sinne, sondern um einen Oberbegriff für ein bestimmtes Tätigkeitsfeld innerhalb des Personalwesens.
Welche Aufgaben haben
Personaldisponent:innen?
Angesichts des demografischen Wandels verschärft sich die Lage am Arbeitsmarkt. Für Arbeitgeber:innen wird es immer schwieriger, sich im »War for Talents« zu behaupten und die passenden Mitarbeiter:innen für sich zu gewinnen. Parallel dazu kann es immer zu ungeplanten Personalengpässen und zu vermehrtem Arbeitskräftebedarf bei Auftragsspitzen oder Projekten kommen. Ihr Hauptarbeitsziel besteht darin, Unternehmen mit Personalbedarf, sei es ihr eigener Arbeitgeber oder externe Firmen, mit qualifizierten Mitarbeiter:innen zu versorgen. Dazu stehen sie vor ganz verschiedenen Aufgaben:
» Personalbedarf analysieren
» aktiv Bewerber:innen suchen
» Stellenanzeigen entwerfen und platzieren
» Auswahlverfahren und Bewerbungsgespräche durchführen
» Arbeitsverträge erstellen
» Einsatzplanung vornehmen
» Onboarding und Personalentwicklung begleiten
» Feedback- und Konfliktgespräche führen
» Mitarbeiterpotenzial ermitteln und fördern
Wenn Personaldisponent:innen in der Personalvermittlung und in der Zeitarbeit arbeiten, fallen zusätzliche Aufgabe an:
» Neukundenakquise und Kundenbetreuung
» Personalauswahl für Kunden:innen
» Kostenkalkulationen, Angebotserstellung, Entgeltabrechnungen
» Einweisung von temporären Arbeitskräften im Entleihbetrieb
» Überprüfung von Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
Das Aufgabenspektrum ist demnach sehr breit gefächert. Hier treffen sich HR-Wissen, Menschenkenntnis, Dienstleistungsgedanke, Kommunikationstalent, organisatorisches Geschick und vieles andere mehr. Das verspricht einen herausfordernden und sehr abwechslungsreichen Job.
Karriere als
Personaldisponent:in
Da es sich nicht um einen klassischen Ausbildungsberuf handelt, stehen verschiedene Optionen für einen Berufseinsteigstieg offen. Einerseits eignet sich die Ausbildung zum/zur Personaldienstleistungskaufmann/-frau. Dieser staatlich anerkannte Ausbildungsgang existiert mittlerweile seit 2008. Er legt den perfekten Grundstein für eine Karriere als Personaldisponent:in, weil sich die Ausbildungsinhalte an den speziellen Aufgaben in der HR-Disposition orientieren. Darauf aufbauend ist eine Weiterbildung als Personaldienstleistungsfachwirt/-in möglich. Alternativ ebnet ein Studium mit Schwerpunkt Personalmanagement den Weg.
Obwohl sich Stellenangebote vornehmlich an Bewerber:innen mit einer Ausbildung bzw. Erfahrung im Personalwesen richten, haben Quereinsteiger durchaus Chancen. Grundvoraussetzung für den Quereinstieg ist in der Regel eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, gute organisatorische Fähigkeiten sowie der Wille, sich HR-Fachwissen anzueignen. Vertriebsfachkräfte sind beispielsweise gern gesehen, da sie bereits über exzellente Kenntnisse in Kundengewinnung, -betreuung und -bindung verfügen.
Wer als Quereinsteiger in der HR-Disposition Karriere machen will, muss sich in jedem Fall fachlich weiterbilden. Unternehmen, die Personaldisponent:innen suchen, bieten in der Regel spezielle Inhouse-Schulungen oder Trainee-Programme an bzw. finanzieren entsprechende Kurse und Seminare. Weiterbildungen zu arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen sind ebenso notwendig, wie zu Personalgewinnungs-Strategien, Mitarbeiterführung, Datenschutz oder zur digitalen Transformation.
Berufsaussichten und Arbeitsmarkt
Das HR-Management gewinnt zunehmend an Bedeutung. Qualifizierte Mitarbeiter:innen im Personalwesen sind essenziell für reibungslose Abläufe in allen Bereichen des HR-Business und mittlerweile selbst gefragte Fachkräfte. So verwundert es wenig, dass auch der Bedarf an Personaldisponent:innen groß ist. Von März 2023 bis Februar 2024 schrieben deutschlandweit rund 4.600 Firmen über 16.100 Positionen für dieses Berufsbild aus.* Kaufleute mit einer solchen Spezialisierung können sich ihren Arbeitgeber mittlerweile aussuchen. Die allermeisten Jobangebote für Personaldisponent:innen richteten sich an Fachkräfte mit kaufmännischer Ausbildung (6.667 Positionen).
Was zeichnet gute
Personaldisponent:innen aus?
Personaldisponent:innen müssen sich im Arbeits- und Sozialversicherungsrecht auskennen, aber auch mit den Richtlinien der DSGVO vertraut sein, weil sie viel mit sensiblen, personenbezogenen Daten zu tun haben. Sie sollten betriebswirtschaftlich und analytisch denken und Tools zur Datenverarbeitung nutzen können. Vor allem MS-Office und Landwehr 1 sind von großer Bedeutung.* Sie brauchen Flexibilität sowie viel organisatorisches Geschick, um ihre verschiedenen Aufgaben effektiv miteinander verknüpfen zu können.
Daneben kommt es in diesem Job stark auf persönliche Kompetenzen an. Man muss selbstverständlich Freude am Umgang mit Menschen mitbringen, denn die Arbeit im Personalwesen erfordert viel Empathie und Fingerspitzengefühl. Außerdem sind sehr gute kommunikative Fähigkeiten für Personaldisponent:innen unverzichtbar. Kommunikationsfähigkeit und Teamfähigkeit sind die gefragtesten Soft Skills bei Personaldisponent:innen.* Des Weiteren werden vor allem Bewerber:innen mit Führerschein und Erfahrung in der Mitarbeiterführung gesucht.*
Wie ist das Gehalt als
Personaldisponent:in?
Wieviel man als Personaldisponent:in verdient, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Einen besonderen Einfluss auf das Gehalt hat unter anderem die Unternehmensgröße. Hier gilt die Faustregel: Je mehr Mitarbeiter:innen in einer Firma beschäftigt sind, desto höher fällt das Gehalt aus. Daneben spielen Branche und Standort eine Rolle sowie, ob der Arbeitgeber tarifgebunden ist. Außerdem kommt es auf die Berufserfahrung an.
Die Gehaltsspanne für Personaldisponent:innen liegt StepStone zufolge zwischen 30.700 € und 41.100 € brutto im Jahr. Das durchschnittliche Bruttogehalt beträgt 35.500 € jährlich. Wer es ganz genau wissen will, muss die eigenen Voraussetzungen und Fähigkeiten prüfen. Personaldisponent:innen mit vertrieblichen Aufgaben bekommen neben einem Fixgehalt oft leistungsbasierte Boni, die sich ebenfalls auf die individuelle Vergütung auswirken.
Einsatzbereiche für
Personaldisponent:innen
Den größten Einsatzbereich für Personaldisponent:innen bietet die Personaldienstleistungsbranche. Hier sind sie nicht nur für das Recruiting, die Personalauswahl, die Vertragsgestaltung und das Onboarding, sondern auch für die Neukundenakquise und Betreuung von Bestandskunden zuständig.
Unsere Stellenmarktanalyse zeigt, dass neben den freiberuflichen, wissenschaftlichen und technischen Dienstleistungen auch die Bereiche Verkehr und Lagerei sowie Information und Kommunikation häufig vorkommen. Was sich auch erkennen lässt: Personaldisponent:innen werden in Unternehmen unterschiedlichster Größe gesucht. *
Die Sonderstellung des Personaldisponenten in der Zeitarbeit
In der Zeitarbeit verantworten sie zudem die Einsatzplanung und die disziplinarische Führung von Zeitarbeitskräften. Personaldisponent:innen werden aber genauso in HR-Abteilungen von mittelständischen und großen Unternehmen aus nahezu jedem Bereich der Wirtschaft sowie im öffentlichen Dienst gebraucht. Dort kümmern sie sich um Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung und -weiterentwicklung und um administrative Angelegenheiten in der Personalverwaltung.
Im Personalverleih bilden sie die Schnittstelle zwischen Verleiher, Leiharbeitnehmer:innen und Entleiher – müssen also die Belange dreier verschiedener Parteien berücksichtigen. Bei Arbeitsverhältnissen im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung ist die Zeitarbeitsfirma Arbeitgeber der Leiharbeitskräfte.
Personaldisponent:innen sind dafür verantwortlich, dass ihr Zeitarbeitsunternehmen über ausreichend Arbeitnehmer:innen verfügt, die verliehen werden können. Sie müssen die Leiharbeitnehmer:innen an passende Unternehmen vermitteln, die individuellen Zeitarbeitsverträge ausarbeiten, den Einsatz sowie die Arbeitsbedingungen vor Ort beim Kunden überwachen und während des Einsatzes als direkte Führungskraft fungieren.
Andererseits sind sie für die Entleihfirma erster Ansprechpartner für zukünftige Projekte oder falls es zu Problemen kommen sollte. Es ist ihr Job, eine enge Beziehung zu den Einsatzbetrieben zu pflegen und so die Kundenbindung zu fördern. Unternehmen mit Personalbedarf zu ermitteln und aus diesem Pool neue Kunden zu akquirieren gehört in der Zeitarbeit ebenfalls zu den Kernaufgaben von Personaldisponent:innen.
Arbeitsalltag in
der Personaldisposition
Der Arbeitsalltag von Personaldisponent:innen wird von vielen verschiedenen Tätigkeiten geprägt und ist selten durchgehend planbar. Regelmäßig auf dem Programm stehen beispielsweise die Bewerber:innenauswahl – von der Sichtung der Bewerbungsunterlagen bis hin zu Jobinterviews und Vorstellungsterminen bei Kundenunternehmen. Kundenbesuche gehören ebenso zum Alltagsgeschäft wie Mitarbeitergespräche.Daneben kommt der organisatorische Teil mit Vertragsgestaltung, Kostenkalkulationen, betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Entgeltabrechnungen, Aktenführung und Datenmanagement nicht zu kurz.
Vor allen die Personaleinsatzplanung verlangt von Kaufleuten in der Personaldisposition flexibles und spontanes Handeln. Bei plötzlichen Personalausfällen kann es sein, dass sie innerhalb von Stunden Ersatz beschaffen müssen. Wo haben Unternehmen aktuell Bedarf? Welche Mitarbeiter:innen mit welchen Qualifikationen werden gesucht? Wo kann man seine Kandidat:innen am besten platzieren? Stellenamarktanalysen zur Vorbereitung der Neukundenakquise sind fester Bestandteil des Arbeitsalltags.
Wie index Anzeigendaten die
Arbeit von Personaldisponent:innen unterstützt
Die digitale Transformation verändert die Arbeitswelt und auch den Stellenmarkt. Personaldisponent:innen müssen sich deshalb mit neuen Technologien, Systemen und Verfahren befassen, um ihre Aufgaben zu bewältigen. Der Einsatz von Bewerbermanagementsystemen und digitalen Lösungen zur Personalsachbearbeitung und Finanzplanung sind unverzichtbare Bestandteile im Arbeitsalltag. Darüber hinaus müssen Kaufleute in der Personaldisposition den Stellenmarkt analysieren, um aktuellen Personalbedarf zu erkennen und Voraussagen zu zukünftigen Entwicklungen zu treffen. Nur so können sie Platzierungsoptionen ermitteln und neue Kund:innen akquirieren.
index Anzeigendaten bietet als europäischer Marktführer in der Stellenmarktauswertung mit jährlich rund 38 Millionen analysierten Stellenanzeigen eine Lösung, die genau auf die Bedürfnisse von Personaldisponent:innen zugeschnitten ist. Das digitale Vertriebssystem liefert individuell passende Datensätze, die die Leadgenerierung effizient und Markttendenzen transparent machen, direkt ins E-Mail-Postfach. Damit steht Personaldienstleistern und Zeitarbeitsfirmen und ihren Disponent:innen ein wertvolles Akquise-Tool zur Verfügung, das die Stellenmarktbeobachtung und die zielgerichtete Gewinnung neuer Kunden enorm erleichtert.
Für mehr Erfolg in der Akquise und Kandidatenplatzierung – Lernen Sie das digitale Vertriebssystem von index Anzeigendaten kennen!
Fazit: Ein anspruchsvoller
Job mit Zukunft
Personaldisponent:innen sind gesuchte Fachkräfte, die mit Fachwissen, Menschenkenntnis und organisatorischem Talent Jobsuchende und Unternehmen mit Personalbedarf passgenau zusammenbringen. Sie rekrutieren Bewerber:innen anhand der Anforderungen ihrer Kund:innen, planen Personaleinsätze und fungieren als wichtige Mittler zwischen Mitarbeiter:innen und Unternehmen. Um ihren Job erfolgreich bewältigen zu können, müssen sie sowohl Fach- als auch Sozialkompetenz in sich vereinen sowie eigenständig, fokussiert und serviceorientiert arbeiten. Sie müssen sich zu arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen und in Belangen des Personalwesens stetig weiterbilden und auch im Umgang mit digitalen Lösungen fit sein. Jobs für Personaldisponent:innen bieten sehr gute Zukunftsperspektiven, da das HR-Management in Unternehmen einen hohen Stellenwert hat. Allein in den vergangenen 12 Monate suchten über 4.000 Unternehmen nach knapp 15.000 Kandidat:innen.*
Oliver Saul
Autor
Oliver Saul leitet seit 2019 gemeinsam mit Jürgen Grenz die index Gruppe. Der gebürtige Delmenhorster verfügt über 25 Jahre Vertriebserfahrung. Vor seiner Zeit bei index baute er den Vertrieb in zwei Start-ups auf und arbeitete in einer Unternehmensberatung. Seine fachlichen Schwerpunkte sind strategischer Vertriebsaufbau, Neukundenakquise und skalierbare Sales-Prozesse. Zudem ist er lizenzierter Scan Coach.
*Auswertung unserer Personalmarktforschung index Research. Analysiert wurden dafür Stellenanzeigen in 249 Printmedien, auf 349 Online-Jobbörsen, dem Stellenportal der Bundesagentur für Arbeit und rund 136.000 Unternehmenswebsites in index Anzeigendaten, der größten Stellenanzeigen-Datenbank Europas.
BILDQUELLEN Beitragsbilder: index GmbH & iStock / Harbucks; Canva
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