Externe Personalbeschaffung
Vorteile, Unterschiede und Maßnahmen

Kategorien: RECRUITING, PERSONALDIENSTLEISTUNG | 27. August 2024

In der dynamischen und globalisierten Geschäftswelt von heute ist die externe Personalbeschaffung ein zentrales Element, um qualifizierte und passende Mitarbeiter:innen zu finden. Dieser Artikel beleuchtet die verschiedenen Aspekte der externen Personalbeschaffung sowie ihre Vorteile und Nachteile. Zudem werden mögliche Maßnahmen und Prozesse aufgezeigt, die dabei helfen können, die idealen Kandidaten:innen zu rekrutieren. Die index Gruppe in Berlin bietet dabei umfassende Unterstützung, um Unternehmen bei diesem wichtigen Prozess zu begleiten.

Was ist externe
Personalbeschaffung?

Externe Personalbeschaffung einfach erklärt: die Praxis, neue Mitarbeitende außerhalb des Unternehmens zu suchen und einzustellen. Während bei der internen Personalbeschaffung Positionen mit bereits im Unternehmen tätigen Mitarbeitern:innen besetzt werden, zielt die externe Personalbeschaffung darauf ab, Personal aus dem externen Arbeitsmarkt zu rekrutieren. Dabei wird der Fokus auf die Suche nach neuen Talenten gelegt, die frische Perspektiven und spezifische Qualifikationen mitbringen. Dies kann durch verschiedene Wege wie Stellenanzeigen, Headhunting oder die Zusammenarbeit mit Personalvermittlungsagenturen geschehen.

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Passive vs. aktive
Personalbeschaffung

Die externe Personalbeschaffung kann in passive und aktive Methoden unterteilt werden:

Passive Personalbeschaffung

Hierbei werden Maßnahmen ergriffen, um das Interesse potenzieller Kandidat:innen zu wecken. Dies geschieht beispielsweise durch das Schalten von Stellenanzeigen in Print- und Onlinemedien, auf Jobbörsen oder der eigenen Unternehmenswebsite. Die Bewerber:innen melden sich auf diese Stellenanzeigen, wodurch das Unternehmen auf sie aufmerksam wird.

Aktive Personalbeschaffung

Im Gegensatz dazu umfasst die aktive Personalbeschaffung das gezielte Ansprechen von potenziellen Bewerber:innen durch Headhunter, Personalberater oder den Einsatz von Netzwerken wie LinkedIn. Hierbei wird aktiv nach passenden Profilen gesucht und diese direkt angesprochen, um sie für das Unternehmen zu gewinnen.

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Interne vs. externe
Personalbeschaffung

Die Wahl zwischen interner und externer Personalbeschaffung ist eine strategische Entscheidung für Unternehmen, wie offene Stellen besetzt werden und welche Kompetenzen ins Unternehmen geholt werden.

Externe Personalbeschaffung

Wie bereits oben erklärt, wird hierbei auf den externen Arbeitsmarkt zurückgegriffen. Diese Methode ist besonders dann vorteilhaft, wenn spezielles Know-how oder frische Perspektiven benötigt werden, die im Unternehmen nicht vorhanden sind. Durch die Rekrutierung von außen können Unternehmen neue Impulse und Innovationen fördern.

Interne Personalbeschaffung

Diese Methode setzt auf die Besetzung offener Stellen mit bereits im Unternehmen tätigen Mitarbeitern. Dies kann durch Beförderung, Versetzung oder interne Ausschreibungen geschehen. Interne Personalbeschaffung fördert die Mitarbeiterbindung und Motivation, da sie Aufstiegschancen innerhalb des Unternehmens bietet. Sie ist zudem meist schneller und kostengünstiger, da die Einarbeitungszeit und -kosten geringer sind.

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Vorteile der externen
Personalbeschaffung

Die externe Personalbeschaffung bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit sich. Wir haben die Wichtigsten für Sie zusammengefasst:

Frischer Wind und neue Ideen

Externe Kandidat:innen bringen oft neue Perspektiven und innovative Ideen mit, die das Unternehmen voranbringen können. Sie sind nicht an bestehende Denkmuster und Arbeitsweisen gebunden und können somit frischen Wind in das Unternehmen bringen. Dies kann insbesondere in stagnierenden Teams oder bei festgefahrenen Prozessen von großem Nutzen sein.

Große Auswahl und Fokus auf fachliche Qualitäten

Durch die Rekrutierung auf dem externen Arbeitsmarkt steht dem Unternehmen eine größere Auswahl an qualifizierten Bewerber:innen zur Verfügung. Dies ermöglicht es, den Fokus auf spezifische fachliche Qualifikationen zu legen und die bestmögliche Besetzung für die jeweilige Position zu finden. Die größere Auswahl erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, das perfekte Match für die Position zu finden.

Bereits vorhandenes Know-how

Externe Mitarbeiter:innen bringen oft wertvolle Erfahrung und Know-how aus vorherigen Tätigkeiten mit. Diese externen Einflüsse können das bestehende Wissen im Unternehmen erweitern und verbessern. Sie können Best Practices und bewährte Verfahren aus anderen Unternehmen einbringen, die dem neuen Arbeitgeber zugutekommen.

Schnellere Akzeptanz

Neue Mitarbeiter:innen, die extern rekrutiert wurden, können häufig eine schnellere Akzeptanz innerhalb der Teams finden, da sie nicht in bestehende interne Hierarchien und Beziehungen eingebunden sind. Ihre Neutralität kann helfen, Konflikte zu vermeiden und objektive Perspektiven einzubringen.

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Nachteile der externen
Personalbeschaffung

Die externe Personalbeschaffung kann auch Nachteile bringen. Hier sind einige aufgelistet:

Höherer Aufwand und Kosten

Ohne Fachwissen oder Unterstützung von Spezialisten kann der Rekrutierungsprozess zeit- und kostenintensiv sein. Dies umfasst die Kosten für Stellenanzeigen, Personalvermittlungsagenturen und den zeitlichen Aufwand für Vorstellungsgespräche und Auswahlverfahren. Zudem können Headhunter-Gebühren und Reisekosten für Kandidat:innen hinzukommen.

Eingewöhnungszeit

Externe Mitarbeiter:innen benötigen meist eine längere Eingewöhnungszeit, um sich in die Unternehmensprozesse und -kultur einzufinden. Dies kann zu Anfangs Reibungsverluste und eine geringere Produktivität bedeuten. Eine umfassende Einarbeitung und Integration sind daher entscheidend, um den neuen Mitarbeiter:innen erfolgreich ins Team zu integrieren.

Ungewissheit über die Passgenauigkeit

Obwohl der Rekrutierungsprozess gründlich durchgeführt wird, bleibt immer ein gewisses Risiko, dass die neuen Mitarbeiter:innen nicht perfekt ins Team oder zur Unternehmenskultur passen. Dies kann zu Unzufriedenheit und höheren Fluktuationsraten führen, was wiederum zusätzliche Kosten und Aufwand verursacht.

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Prozess und Durchführung
der externen Personalbeschaffung

Wie erfolgt die externe Personalbeschaffung? Eine strukturierte Vorgehensweise ist entscheidend für eine erfolgreiche externe Personalbeschaffung. Der Prozess umfasst mehrere Schritte:

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Maßnahmen der externen
Personalbeschaffung

Um erfolgreich externe Kandidat:innen zu rekrutieren, stehen verschiedene Maßnahmen zur Verfügung:

• Talentpool: Aufbau und Pflege eines Pools potenzieller Kandidat:innen, die bei Bedarf kontaktiert werden können.
• Karrieremessen: Teilnahme an Job- und Karrieremessen, um direkt mit qualifizierten Bewerber:innen in Kontakt zu treten.
• Personalberatungen: Zusammenarbeit mit Personalberatungen und Headhuntern, die auf die Suche nach spezialisierten Fachkräften spezialisiert sind.
• Active Sourcing: Proaktive Ansprache potenzieller Kandidat:innen über Netzwerke und Plattformen wie LinkedIn.
• Stellenanzeige auf der Firmenwebseite: Veröffentlichung offener Stellen auf der Unternehmenswebsite, um interessierte und passende Kandidat:innen anzuziehen.
• Arbeitnehmerüberlassung und Arbeitsvermittlung: Nutzung externer Dienstleister, um kurzfristige und spezifische Personalbedarfe zu decken.
• Employer Branding: Aufbau und Pflege eines attraktiven Arbeitgeberimages, um das Unternehmen für potenzielle Bewerber:innen interessant zu machen.

Arbeitnehmerüberlassung und Arbeitsvermittlung

Besonders dann, wenn eine Stelle nur kurzfristig besetzt werden soll, kann die Arbeitnehmerüberlassung oder die Arbeitsvermittlung genutzt werden. Über Zeitarbeitsfirmen können Mitarbeiter mit einem passenden Profil für die Stelle gesucht und befristet eingesetzt werden. Soll die Stelle unbefristet oder über einen längeren Zeitraum besetzt werden, kann die Arbeitnehmerüberlassung bei der Besetzung der Stelle hilfreich sein. Auch die Arbeitsvermittlung bietet Möglichkeiten, gezielt nach geeigneten Mitarbeiter:innen zu suchen. Nicht zu vergessen ist der War for Talents, der Kampf um Nachwuchstalente. Hier können über die Arbeitsvermittlung oder die Arbeitnehmerüberlassung junge Mitarbeiter:innen gefunden werden, wichtig ist hier die gekonnte Darstellung der Arbeitgebermarke.

Employer Branding als Teil der externen Personalbeschaffung

Ein weiterer wichtiger Aspekt der externen Personalbeschaffung ist das Employer Branding. Hier kommt es darauf an, das eigene Unternehmen attraktiv zu vermarkten und die Arbeitgebermarke gezielt hervorzuheben, um potenzielle Bewerber:innen aufmerksam zu machen. Ein starkes Employer Branding kann helfen, hochqualifizierte Kandidat:innen anzuziehen und das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren.

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Best Practices für mehr
Erfolg im externen Recruiting

Für eine reibungslose und erfolgreiche externe Rekrutierung, sind folgende drei Werte für Unternehmen ausschlaggebend:

• Klare Kommunikation: Eine klare und präzise Kommunikation der Anforderungen und Erwartungen an die Kandidat:innen sind entscheidend. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Bewerber:innen die nötigen Qualifikationen mitbringen.
• Umfassende Integration: Eine sorgfältige Einarbeitung und Integration der neuen Mitarbeiter:innen in das Team und die Unternehmenskultur sind entscheidend für den langfristigen Erfolg. Mentoring-Programme und regelmäßige Feedbackgespräche können dabei helfen.
• Flexibilität und Offenheit: Unternehmen sollten flexibel und offen gegenüber neuen Ideen und Perspektiven sein, die externes Personal einbringen. Dies kann zu Innovationen und Verbesserungen führen, die das Unternehmen voranbringen.

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Das Erfolgsgeheimnis für Ihr Unternehmen:
Das richtige Personal!

Externe Personalbeschaffungswege bieten zahlreiche Vorteile, insbesondere wenn es um die Gewinnung von frischen Ideen und spezialisierten Fähigkeiten geht. Trotz der damit verbundenen Kosten und des Aufwands kann eine sorgfältig geplante und durchgeführte externe Rekrutierung das Unternehmen erheblich bereichern. Durch eine strategische und gut durchdachte externe Personalbeschaffung können Unternehmen nicht nur ihre Personalressourcen erweitern, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken und langfristig erfolgreich sein.
Nutzen Sie die Möglichkeiten der externen Personalbeschaffung, um Ihr Team mit hochqualifizierten und motivierten Mitarbeiter:innen zu bereichern und Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben.

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