Software für Zeitarbeitsfirmen
Leistungen, Effekte und Vorteile

Kategorien: PERSONALDIENSTLEISTUNG | 17. Januar 2025

Software für beinahe alles und jeden bestimmt unseren Alltag. Da ist es naheliegend, dass mittlerweile auch Zeitarbeitsfirmen und andere Unternehmen im HR-Geschäft mit Zeitarbeitssoftware ihren Verwaltungsprozess steuern. Die Frage ist nicht, ob man Software für Zeitarbeitsfirmen einsetzen sollte, sondern welche Software die beste Lösung ist.

Wie profitieren Zeitarbeitsfirmen
von Zeitarbeitssoftware?

Kurz gesagt: Sie sichert die Wettbewerbsfähigkeit. Wie überall hat der Einsatz von Software zunächst einmal das Ziel der Beschleunigung von Prozessen, der Effizienzsteigerung und der Minimierung von Papierkram.
Die Effekte heißen also Kostenersparnis, Reaktionsschnelligkeit, die Reduktion von Fehlern durch automatisierte Kontrollprozesse. Die Mitarbeiter:innen des Unternehmens werden von Verwaltungs- und Strukturaufgaben entlastet und Ihre Kompetenz kann anderweitig genutzt werden. Darüber hinaus kann sie die aktuellen Prozesse und Beziehungen zu vielen unterschiedlichen Kund:innen und Mitarbeiter:innen effizient steuern und unterstützen.

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Was ist der typische Funktionsumfang einer
Zeitarbeitssoftware?

Personalverwaltung

Ob potenzielles oder tatsächliches Personal – Zeitarbeitssoftware kann alle relevanten Informationen cloud-basiert bündeln. Das erleichtert Unternehmen nicht nur den Zugriff im Bedarfsfall, sondern verschafft ihnen auch eine Übersicht durch Filter- und Suchfunktionen. Im besten Fall verfügt die Zeitarbeit-Software über eine Kontakt-Funktion zum datenschutzkonformen Teilen dieser Daten mit Partnern oder Kund:innen.

Berechnung von Zuschlägen und Sonderzahlungen:

Wie viel verdienen Mitarbeiter:innen? Weil diese Frage längst nicht nur vom Stundenlohn abhängt, verfügen viele Programme über automatisierte Berechnungen. Hier fließen unterschiedlichste Faktoren für die Abrechnung und Lohnbuchhaltung ein. Dazu zählen unter anderem Branchenzuschläge, Gefahrenzulagen oder spezifische Besoldungsgruppen.

Equal Pay

Fairness ist für Personaldienstleister eine Selbstverständlichkeit – sofern sie bei einer Anzahl an Personal und Verwaltung zugehöriger Informationen machbar ist. Zum Glück zählt das Mitarbeiter-Management von Equal Pay zu den Features guter Zeitarbeitssoftware.

Auftragsverwaltung

Das Management Ihrer Aufträge lässt sich mit einer Vielzahl von Funktionen digitalisieren und verwalten. Zeitarbeit-Software kann Ihnen zum Beispiel dabei helfen, Ihre Aufträge in einer Übersicht zentral einzusehen oder Ihre Zeiterfassung zu automatisieren. Jeder Termin wird im System eingetaktet. Des Weiteren lassen sich Aufträge häufig innerhalb des Programms annehmen und sehen, was Ihre Kundenverwaltung weiterhin entlastet und optimiert. Mithilfe von integrierten Möglichkeiten zur Kommunikation nehmen Sie zu Kund:innen Kontakt auf. Sie teilen Daten oder Informationen zu einer Anzeige im Stellenmarkt, zur Rechnung und stellen gegenseitige Transparenz sicher.

Datenschutz

Die Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzgesetze ist besonders in der Zeitarbeit mit sensiblen Mitarbeiter-Daten unerlässlich. Eine Zeitarbeitssoftware, die höchsten Sicherheitsstandards und Compliance-Anforderungen entspricht, schützt vor rechtlichen Problemen und sichert das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter:innen und Kund:innen.

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Wichtige Fragen zur Auswahl von
Zeitarbeitssoftware

Der folgende Fragenkatalog dient zur Orientierung mit den entscheidenden Auswahlkriterien und einer Übersicht der Must-have-Funktionen für jede Zeitarbeitssoftware.

Wie benutzerfreundlich ist die Zeitarbeitssoftware für Personaldienstleister?

Die Zeitarbeit erfordert schnelles und präzises Arbeiten. Eine komplexe Software behindert diese Effizienz.
Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen und reduziert Schulungszeiten.

Ist die Softwarelösung anpassbar an spezifische Bedürfnisse?

Jede Zeitarbeitsfirma hat spezifische Anforderungen, die von einer starren Software oft nicht abgedeckt werden. Anpassbare Module und Funktionen lassen die Software flexibel auf Ihre Prozesse eingehen und optimieren Arbeitsabläufe.

Gibt es Automatisierungsmöglichkeiten?

Routineaufgaben, wie die Abrechnung von Löhnen oder Vertragsabwicklung, sind zeitintensiv. Automatisierte Prozesse sparen Zeit, reduzieren Fehler und erlauben Ihnen, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.

Kann die Lösung in bestehende Systeme integriert werden?

Zeitarbeitsunternehmen nutzen oft zusätzliche Systeme zur Personaleinsatzplanung, CRM- oder Buchhaltungslösungen. Eine gut integrierbare Software ermöglicht einen nahtlosen Datenfluss, spart Zeit und sorgt für einheitliche Daten in allen Abteilungen. Noch besser sind Lösungen, die mit jedem System kompatibel sind. So vermeidet man Komplikationen bei der Integration von Schnittstellen, Clouds oder Zugriffssteuerungen.

Ist eine mobile Verfügbarkeit auf allen Endgeräten gegeben?

Außendienstmitarbeiter:innen und Recruiter:innen brauchen von unterwegs Zugang zur Software. Eine mobile Lösung erhöht die Flexibilität und Reaktionsgeschwindigkeit des Unternehmens.

Gibt es einen Kundensupport und regelmäßige Updates?

Neue Anforderungen und technische Probleme sind bei jeder Software unvermeidbar. Ein verlässlicher Support und regelmäßige Updates halten die Software aktuell und funktionsfähig.

Stehen die Kosten in einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis?

Die Investition in Software muss langfristig wirtschaftlich sein. Ein transparentes Preismodell ermöglicht eine bessere Kostenplanung und die Funktionen sollten dem Preis gerecht werden.

Wie groß ist das Unternehmen, in das die Zeitarbeitssoftware integriert werden soll?

Die Anforderungen einer Zeitarbeitssoftware unterscheiden sich je nach Unternehmensgröße. Kleinere Unternehmen benötigen oft eine schlanke Lösung, während größere Firmen eine leistungsstarke, skalierbare Software mit erweiterten Funktionen und umfangreicherem Support bevorzugen.

Gründer oder bestehendes Unternehmen?

Ein neu gegründetes Unternehmen hat andere Anforderungen als ein bereits etabliertes Unternehmen. Zugleich hat es den Vorteil, von Anfang an neue Software zu etablieren. Gründer profitieren von einfacheren und kostengünstigeren Lösungen, die sie nach und nach erweitern können. Ein bestehendes Unternehmen benötigt hingegen meist eine Software, die sich in bereits bestehende Strukturen einfügt und fortgeschrittene Funktionen bietet.

Gibt es einen Branchenfokus und spezifische Funktionen für Zeitarbeit?

Die Software sollte ideal auf die Zeitarbeitsbranche zugeschnitten und an die jeweilige Branchenspezialisierung angepasst sein. Eine existierende Branchenlösung berücksichtigt die Spezialisierung. Lösungen mit speziellem Branchenfokus bieten Funktionen, die spezifisch auf die Bedürfnisse der Personaldienstleister abgestimmt sind. In der Arbeitnehmerüberlassung und der Zeitarbeit betrifft es beispielsweise das Vertragsmanagement, diverse Matching-Tools oder die Einsatzplanung.

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Die Must-haves:
Lohn, Zeiterfassung und Co.

Unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Spezialisierung gibt es einige Funktionen, die jede Software für Zeitarbeitsfirmen mitbringen sollte:

• Stammdatenverwaltung: Verwaltung von Mitarbeiter- und Kundenstammdaten ist die Basis einer Zeitarbeitssoftware und unverzichtbar für einen strukturierten Arbeitsablauf.
• Bewerbermanagement: Vom Eingang der Bewerbung bis zur Einstellung ist eine transparente und nachvollziehbare Bewerberverwaltung entscheidend für das Recruiting.
• Arbeitszeiterfassung, Lohn und Abrechnung: Eine integrierte Lösung für Zeiterfassung und Lohnabrechnung vereinfacht die Verwaltung und reduziert manuelle Arbeitsschritte.
• Einsatzplanung und Disposition: Ein gutes Planungstool ist essenziell, um Mitarbeiter:innen schnell und effizient bei Kund:innen einzusetzen und Ressourcen optimal zu nutzen.
• Vertrags- und Dokumentenmanagement: Die zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten und Verträgen stellt sicher, dass alle wichtigen Unterlagen jederzeit griffbereit sind.
• Datenschutz und Compliance: Der Umgang mit sensiblen Daten in der Zeitarbeit erfordert höchste Standards im Datenschutz. DSGVO-konforme Software schützt vor rechtlichen Problemen und stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter:innen und Kund:innen.

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Webbasierte Software oder lokale Lösungen:
Vor- und Nachteile

Grundsätzlich empfiehlt sich für die meisten Unternehmen eine webbasierte Anwendung. Die Vorteile liegen auf der Hand: Alle Mitarbeiter:innen können systemunabhängig online über einen normalen Browser mit ihrem Account und einem Passwort auf die Software zugreifen. Das ist auch die ideale Lösung für mobiles Arbeiten. Weitere Vorteile sind:

• Datenübertragung und Kommunikation: Die Anwendung kommuniziert über das Internet mit den Servern des Anbieters. Sämtliche Aktionen (z. B. das Abrufen von Informationen oder das Speichern neuer Daten) werden als Anfragen an diese Server gesendet und verarbeitet.
• Verarbeitung auf den Servern: Die tatsächliche Verarbeitung der Daten erfolgt auf den Servern des Anbieters. Die Ergebnisse werden dann zurück an die Benutzer:innen übermittelt und in der Benutzeroberfläche angezeigt.
• Datenspeicherung und Sicherheit: Alle eingegebenen und bearbeiteten Daten werden sicher in der Cloud gespeichert. Anbieter stellen sicher, dass die Daten regelmäßig gesichert und vor Verlust geschützt sind.
• Updates und Wartung durch den Anbieter: Der Anbieter aktualisiert und wartet die Anwendung regelmäßig. Neue Funktionen oder Sicherheitsupdates werden zentral eingespielt und stehen sofort allen Nutzer:innen zur Verfügung.

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Welche Argumente sprechen gegen
eine webbasierte Softwarelösung?

Sicherlich gibt es einige Argumente, die eher eine lokale Softwarelösung nahelegen. Sie gelten jedoch nur in bestimmten Sonderfällen. Hier sind die wichtigsten:

• Netzwerkabhängigkeit: Webbasierte Anwendungen sind natürlich auf eine sichere Internetverbindung angewiesen. Bei Netzwerkstörungen oder Ausfällen ist der Zugriff nicht oder nur eingeschränkt möglich. Auf der anderen Seite wäre ein ausgefallenes Netzwerk heute grundsätzlich ein Problem für jede Art von betrieblichen Prozessen und der Kommunikation.
• Datenschutz und Compliance:
  Besonders in Branchen mit hohen Datenschutzanforderungen oder streng regulierten Industrien könnte eine Cloud-Lösung potenziell als Risiko angesehen werden, da Daten außerhalb der direkten Kontrolle des Unternehmens gespeichert und verwaltet werden. Sicherheitskritische Aspekte wie die digitale Personalakte oder andere vertrauliche Elemente wären möglicherweise Cyberangriffen ausgesetzt. Anderseits bieten viele webbasierte Anwendungen gerade hier den Vorteil von automatischen Sicherheitsupdates und regelmäßiger Kontrolle.

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Im Vergleich:
Welche Schnittstellen bringen Effizienzgewinne?

Einer der stärksten Vorteile bei der Integration von webbasierter Software für Zeitarbeitsunternehmen ist die Möglichkeit, Schnittstellen zu integrieren. Zum Verständnis sollen die wichtigsten kurz benannt werden:

1. CRM-Schnittstellen: Integrierte CRM-Schnittstellen (CRM-Customer Relationship Management) in die Software von Zeitarbeitsfirmen ermöglicht eine zentrale Verwaltung und Automatisierung von Kundendaten, Bewerberprofilen und Kommunikationsprozessen. Es können zum Beispiel je nach Marktlage und Angebotssituation automatische Mails und Informationen an potenzielle Kunden ausgelöst werden.

2. Schnittstellen zu Stellenmärkten und dem index-Tool Anzeigendaten: Durch eine direkte Anbindung an aktuelle Stellenmärkte und Anzeigendaten von index können Zeitarbeitsfirmen zeitnah auf Veränderungen im Arbeitsmarkt reagieren. Offene Stellen werden automatisch aktualisiert und zielgerichtet veröffentlicht, was den Rekrutierungsprozess beschleunigt und die Reichweite erhöht. Zudem ermöglicht eine just-in-time- Analyse von Marktdaten und die zeitnahe Optimierung von Stellenanzeigen oder des Kandidat:innen-Portfolios.

3. ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning-Systeme):
ERP-Systeme sind Softwarelösungen, die verschiedene Geschäftsprozesse und Ressourcen eines Unternehmens zentral steuern und integrieren. Mit einem ERP-System können Unternehmen ihre Ressourcen wie Kapital und Personal und optimal planen und steuern, was zur Kostensenkung und besseren Entscheidungsfindung beiträgt.

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index connect gibt Ihrer
Software für Zeitarbeit den Boost

Anzeigendaten ist das digitale Vertriebssystem der index Gruppe, das alle digitalen und Printstellenmärkte zeitsynchron auswertet, analysiert und zur Datennutzung aufbereitet. Mit index connect profitieren Sie von unserem Integrationspaket zur Einbindung von Anzeigendaten. Bei Bedarf mit Schulungen und Anwendungsberatung.

Die index Gruppe berät sie gerne zur Nutzung von Software wie Anzeigendaten und zur Integration von Schnittstellen und digitalen CRM-Systemen in Ihren Geschäftsalltag als Zeitarbeits- und Personalvermittler.

Die Vorteile von index connect für Zeitarbeitssoftware wie Zvoove und Co

• Recruiting und Bewerbermanagement: index connect ermöglicht nicht nur die zeitnahe und automatisierte Analyse aktueller Stellenmärkte auf einen Blick, sondern auch die Erstellung individueller Jobanzeigen. Diese können auf bis zu 200 Jobportalen veröffentlicht werden. Ein integrierter Algorithmus vergleicht die Anforderungen offener Stellen mit den Qualifikationen der Bewerber und liefert ein übersichtliches Ranking. Zudem unterstützt index connect mit CRM die direkte Kommunikation mit Kund:innen und mit Kandidaten.
• Disposition und Einsatzplanung: Die Software bietet Tools zur effizienten Planung und Verwaltung von Mitarbeitereinsätzen, wodurch eine optimale Ressourcennutzung gewährleistet wird.

Insgesamt entsteht ein komplettes Schnittstellenmanagement als End-to-End-Digitalisierung für Personaldienstleister zur Verfügung. So lassen sich Prozesse effizient gestalten.

Machen Sie im Wettbewerb den Sprung nach vorn! Die index Gruppe unterstützt und berät Sie gern zu allen Fragen der Auswahl und der Anpassung von Zeitarbeitssoftware und Schnittstellen an Ihre individuellen Bedürfnisse.

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BILDQUELLEN Beitragsbilder: index GmbH & istockphoto