Personalbeschaffung:
Wege, Strategien, Maßnahmen

Das Thema Personalbeschaffung und Recruiting ist für Arbeitgeber heute eine tägliche Herausforderung zur Sicherung der Zukunftsfähigkeit. Der Fachkräftemangel ist eine existentielle Bedrohung. Wer heute im Bereich HR und Recruiting die entscheidenden Weichen nicht stellt oder an den Bedürfnissen seiner Kandidatenzielgruppe vorbei agiert, gefährdet seine Wettbewerbsfähigkeit und damit seine Existenz als Unternehmen.

Der
Personalbeschaffungsprozess

Die Personalbeschaffung umfasst mehrere Schritte, die sicherstellen, dass ein Unternehmen Mitarbeiter:innen mit geeigneter Qualifikation findet und einstellt. Dieser Prozess beginnt mit der Definition des Anforderungsprofils, des Personalbedarfs und reicht über Stellenausschreibung und Personalwerbung bis zum Onboarding der neuen Mitarbeiter.

Wie sieht der Ablauf für die Personalbeschaffung aus?

Die Arbeit der Personalbeschaffung beginnt mit der Analyse des Personalbedarfs und der Erstellung eines Anforderungsprofils. Danach folgt die Stellenausschreibung, die Bewerbung der Position, die Bewertung der Bewerbungen, die Durchführung von Bewerbungsgesprächen sowie die Auswahl der Kandidat:innen. Abschließend wird der neue Mitarbeiter:innen in das Unternehmen integriert.

Anforderungsprofil

Ein Anforderungsprofil beschreibt die notwendigen Qualifikationen und Kompetenzen, die ein/e Kandidat:in für eine bestimmte Position mitbringen muss. Es dient als Grundlage für die Stellenausschreibung und hilft, geeignete Bewerber:innen zu identifizieren. Die Personalauswahl richtet sich nach der Übereinstimmung mit dem Anforderungsprofil. Es gilt, eine große Auswahl an möglichen Kandidat:innen auf die Zahl der wirklich passenden Kandidat:innen einzugrenzen.

Stellenausschreibung

Die Stellenausschreibung ist eine detaillierte Beschreibung der offenen Position, einschließlich der Aufgaben, Anforderungen und Informationen zum Unternehmen. Sie wird auf den Kanälen veröffentlicht, die von der gesuchten Zielgruppe genutzt werden.

Stelle ausschreiben und promoten

Um die offene Stelle effektiv zu promoten, werden verschiedene Plattformen wie Jobportale, soziale Medien und die eigene Unternehmenswebsite genutzt. Dies erhöht die Sichtbarkeit der Stellenausschreibung und zieht eine größere Anzahl qualifizierter Bewerber:innen an.

Bewerbungen bewerten

Nach Eingang der Bewerbungen werden diese anhand des Anforderungsprofils gesichtet und bewertet. Dabei wird geprüft, ob die Bewerber:innen die notwendigen Qualifikationen und Erfahrungen mitbringen. Geeignete Kandidat:innen werden für die nächste Auswahlrunde ausgewählt.

Bewerbungsgespräche und Kandidatenauswahl

In den Bewerbungsgesprächen werden die Fähigkeiten, Erfahrungen und die Eignung der Kandidat:innen für die offene Position weiter geprüft. Es können mehrere Gesprächsrunden stattfinden. Am Ende werden die besten Kandidat:innen ausgewählt und ein Angebot unterbreitet.

Onboarding

Per Definition beginnt das Onboarding nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Sie beinhaltet die Einführung und Integration neuer Mitarbeiter:innen in die Abteilung und das Unternehmen. Dieser Prozess stellt sicher, dass neue Mitarbeiter:innen bei der Einarbeitung alle notwendige Unterstützung erhält, um seine Aufgaben erfolgreich zu übernehmen und sich schnell in das Team zu integrieren.

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Welche Methoden und Maßnahmen
der Personalbeschaffung gibt es?

Es gibt eine Vielzahl von Methoden und Personalbeschaffungsmaßnahmen, die Unternehmen nutzen können, um neue Mitarbeiter zu finden. Diese reichen von internen Lösungen wie Beförderungen, Versetzung und Weiterbildungen bis hin zu externen Maßnahmen wie Jobbörsen, Social Media und Talent Pools. Die Wahl der Methode hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens ab, ebenso wie von der Erreichbarkeit und den Kommunikationsgewohnheiten Ihrer Zielgruppe.

Was ist der Unterschied zwischen passiver und aktiver Personalbeschaffung?

Passive Personalbeschaffung ist ein reaktiver Ansatz, bei dem die Personalabteilung auf Bewerbungen wartet, die nach der Veröffentlichung von Stellenanzeigen eingehen oder nach der Meldung einer freien Stelle bei der Bundesagentur für Arbeit. Diese Anzeigen können auf Jobbörsen, der Unternehmenswebsite oder in Printmedien geschaltet werden. Der Fokus liegt darauf, dass Bewerber:innen das Unternehmen finden und kontaktieren.

Aktive Personalbeschaffung hingegen ist proaktiv und beinhaltet, dass Unternehmen gezielt nach potenziellen Kandidat:innen suchen und diese ansprechen. Dies kann durch Direktansprache (Headhunting), die Nutzung von Netzwerken und sozialen Medien, sowie durch die Teilnahme an Karrieremessen und anderen Events zur Personalrekrutierung geschehen. Der Schwerpunkt liegt darauf, die besten Talente aktiv zu identifizieren und zu gewinnen.

Sollte die Personalbeschaffung lieber intern oder extern erfolgen?

Interne Personalgewinnung über eine interne Stellenausschreibung ist eine Möglichkeit und fördert die Personalentwicklung und die Mitarbeiterbindung. Sie nutzt vorhandenes Potenzial im Unternehmen für die zu besetzende Stelle. Externe Beschaffungswege bringen neue Perspektiven und neues Wissen von außen. So kommt frischer Wind in den Betrieb. Die Entscheidung zur internen Personalauswahl hängt von der Verfügbarkeit interner Talente und den spezifischen Anforderungen der offenen Position ab.

Welche Kanäle und Wege gibt es in der Personalbeschaffung?

Unternehmen können verschiedene Kanäle nutzen, um potenzielle Mitarbeiter:innen zu erreichen. Dazu gehören Jobbörsen, die eigene Karriere-Website, Social Media, Talent Pools und Mitarbeiterempfehlungen. Auch Events, Kongresse und mobile Recruiting-Apps sind effektive Wege, um passende Kandidat:innen zu finden.

Welche Personalbeschaffungswege gibt es im Recruiting?

Im Recruiting gibt es zahlreiche Wege, Kandidat:innen zu finden. Dazu gehören interne Ausschreibungen, Beförderungen, Weiterbildungen, Ausbildungs- und Praktikumsprogramme sowie externe Methoden wie Jobbörsen, Social Media, Mitarbeiterempfehlungen und Karriere-Websites.

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Wie funktioniert die
interne Personalbeschaffung?

Interne Personalbeschaffung umfasst die Besetzung offener Stellen mit vorhandenen Mitarbeiter:innen. Dies kann durch innerbetriebliche Stellenausschreibungen, Beförderungen, Weiterbildungsmaßnahmen oder durch die Übernahme von Auszubildenden und Praktikanten erfolgen.

Was ist eine innerbetriebliche Stellenausschreibung?

Eine innerbetriebliche Stellenausschreibung informiert alle Mitarbeiter über offene Positionen im Unternehmen. Diese Methode fördert die interne Mobilität und ermöglicht es bestehenden Mitarbeiter:innen, sich auf neue Herausforderungen zu bewerben.

Wie funktioniert die Beförderung in der Personalbeschaffung?

Beförderungen sind ein wichtiger Bestandteil der internen Personalbeschaffung. Geeignete Mitarbeiter:innen werden in höhere Positionen befördert, um ihre Fähigkeiten und Erfahrungen optimal zu nutzen. Dies motiviert die Belegschaft und fördert die Karriereentwicklung im Unternehmen.

Welche Rolle spielt Weiterbildung in der Personalbeschaffung?

Weiterbildung ist entscheidend, um Mitarbeiter:innen für neue Aufgaben zu qualifizieren. Durch gezielte Schulungen und Fortbildungen können Mitarbeiter:innen ihre Fähigkeiten erweitern und sich auf interne Ausschreibungen bewerben, was die interne Personalbeschaffung unterstützt.

Wie tragen Ausbildung, Praktika und Lehrstellen zur Personalbeschaffung bei?

Ausbildung, Praktika und Lehrstellen sind effektive Wege, um junge Talente ins Unternehmen zu integrieren. Diese Programme ermöglichen es Unternehmen, potenzielle zukünftige Mitarbeiter:innen frühzeitig zu identifizieren und zu entwickeln.

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Wie funktioniert die
externe Personalbeschaffung?

Externe Personalbeschaffung umfasst alle Maßnahmen, um Kandidat:innen außerhalb des Unternehmens zu finden. Dazu gehören das Schalten von Stellenanzeigen, die Nutzung von Jobbörsen, Social Media, Talent Pools und Mitarbeiterempfehlungen sowie die Teilnahme an Events und Kongressen.

Welche Rolle spielen Jobbörsen in der Personalbeschaffung?

Jobbörsen sind ein wichtiger Kanal für die externe Personalbeschaffung. Unternehmen können hier Stellenanzeigen schalten und erreichen eine große Anzahl potenzieller Bewerber:innen. Jobbörsen bieten eine Plattform, um gezielt nach qualifizierten Kandidat:innen zu suchen.

Wie effektiv ist eine Karriere-Website für die Personalbeschaffung?

Eine Karriere-Website ist ein zentraler Bestandteil der Personalbeschaffung. Sie bietet Informationen über das Unternehmen, offene Stellen und den Bewerbungsprozess. Eine gut gestaltete Karriere-Website kann die Attraktivität des Unternehmens erhöhen und qualifizierte Bewerber:innen anziehen.

Wie werden Social Media und Online Ads in der Personalbeschaffung genutzt?

Social Media und Online Ads sind effektive Tools, um eine breite Zielgruppe anzusprechen. Unternehmen können Stellenanzeigen über Plattformen wie LinkedIn, Facebook und Instagram schalten und gezielt potenzielle Kandidat:innen ansprechen. Dies erhöht die Reichweite und Sichtbarkeit der offenen Stellen.

Was sind Talent Pools und wie werden sie genutzt?

Talent Pools sind Datenbanken mit potenziellen Kandidat:innen, die für zukünftige Stellen in Betracht gezogen werden können. Unternehmen pflegen diese Kontakte, um schnell auf qualifizierte Bewerber:innen zugreifen zu können, wenn eine passende Position frei wird.

Wie wichtig sind Weiterempfehlungen von Mitarbeiter:innen in der Personalbeschaffung?

Weiterempfehlungen von Mitarbeiter:innen sind in der Regel ein wertvoller Weg, um qualifizierte Kandidat:innen zu finden. Mitarbeiter:innen empfehlen oft Personen aus ihrem Netzwerk, die gut zum Unternehmen passen. Diese Empfehlungen sind der passiven Beschaffung überlegen. Sie können die Qualität der Bewerbungen erhöhen und den Einstellungsprozess beschleunigen.

Welche Rolle spielen Events und Kongresse in der Personalbeschaffung?

Events und Kongresse bieten die Möglichkeit, direkt mit potenziellen Kandidat:innen in Kontakt zu treten. Unternehmen können sich präsentieren, ihre Arbeitgebermarke stärken und qualifizierte Fachkräfte ansprechen. Diese Veranstaltungen fördern das Networking und die direkte Rekrutierung.

Was ist Mobile Recruiting und wie wird es eingesetzt?

Mobile Recruiting nutzt mobile Technologien, um den Bewerbungsprozess zu vereinfachen. Bewerber:innen können sich über mobile Geräte auf Stellen bewerben und Unternehmen können mobile Apps und Plattformen nutzen, um ihre Reichweite zu erhöhen und Bewerbungen effizient zu verwalten. Mobile Applikationen beschleunigen auch den Prozess der Beschaffung und machen ihn insgesamt effizienter.

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6 Tipps für eine erfolgreiche
Personalbeschaffung

1. Schaffen Sie eine attraktive Arbeitgebermarke: Werden Sie attraktiv als Arbeitgeber mit klaren Benefits, Visionen, Perspektiven und einer gelebten Unternehmenskultur.
2. Erstellen Sie ein klares Anforderungsprofil: Definieren Sie präzise die Qualifikationen und Erfahrungen, die für die Position benötigt werden.
3. Nutzen Sie vielfältige Kanäle: Veröffentlichen Sie Stellenausschreibungen auf Jobbörsen, sozialen Medien und der eigenen Website.
4. Fördern Sie Mitarbeiterempfehlungen: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen, qualifizierte Kandidat:innen aus ihrem Netzwerk zu empfehlen.
5. Optimiertes Bewerbermanagement: Verwenden SIe ein Bewerbermanagementsystem zur effizienten Verwaltung und Nachverfolgung von Bewerbungen.
6. Bieten Sie ein attraktives Onboarding: Gestalten Sie den Einstieg neuer Mitarbeiter:innen positiv und unterstützend, um die Mitarbeiterbindung zu stärken.

Die Rechte des Betriebsrates bei der Personalbeschaffung

Der Betriebsrat hat Mitbestimmungsrechte bei der Personalbeschaffung, insbesondere bei der Festlegung von Einstellungsrichtlinien und der Auswahl von Bewerber:innen. Er kann Informationsrechte geltend machen und Einsicht in Bewerbungsunterlagen verlangen. Bei personellen Einzelmaßnahmen wie Einstellungen, Versetzungen und Kündigungen hat der Betriebsrat ein Anhörungsrecht und kann unter bestimmten Bedingungen seine Zustimmung verweigern.

Internationale Personalbeschaffung und Personalauswahl

Internationale Personalbeschaffung kann in räumlicher Hinsicht auf mehr potenzielle Bewerber:innen zugreifen. Sie erfordert kulturelle Sensibilität und ein Verständnis für unterschiedliche Arbeitsmärkte. Unternehmen sollten lokale Rekrutierungskanäle nutzen sowie auf Unterschiede in Kultur und Sprache achten. Ein strukturiertes Auswahlverfahren, das auf universellen Qualifikationskriterien basiert, hilft, die besten Talente weltweit zu identifizieren und zu integrieren. Auch das Onboarding und die Einarbeitung sollten speziell auf diese Bedingungen abgestimmt sein.

Warum und wie misst man die Effizienz der Personalbeschaffung?

Auch der Prozess der Personalgewinnung sollte wirtschaftlich betrachtet werden. Unnötige Mehrarbeit oder die Fehlbesetzung von Stellen gilt es zu vermeiden. Die Effizienz im Prozess der Personalauswahl und der Beschaffung wird durch verschiedene Kennzahlen gemessen, wie die Time-to-Hire (Zeit bis zur Einstellung), die Cost-per-Hire (Kosten pro Einstellung) und die Qualität der Einstellungen. Auch die Mitarbeiterbindung und die Zufriedenheit neuer Mitarbeiter:innen im ersten Jahr sind wichtige Indikatoren für den Erfolg des Rekrutierungsprozesses. Die Kennzahlen tragen zu einer standardisierten Beurteilung der Wirtschaftlichkeit bei.

Wann sollte die Personalbeschaffung outgesourct werden?

Personalbeschaffung outzusourcen ist sinnvoll, wenn interne Ressourcen und Fachkenntnisse begrenzt sind oder ein hoher Einstellungsbedarf besteht. Externe Dienstleister bieten spezialisierte Expertise und Technologien, um den Rekrutierungsprozess effizient zu gestalten. Outsourcing kann auch bei der internationalen Rekrutierung oder bei kurzfristigem Bedarf an Fachkräften eine Lösung sein.

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BILDQUELLEN Beitragsbilder: index GmbH, istockphoto &  Pixabay