Software
für Zeitarbeit

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Software-Anwendungen erleichtern im Jahr 2020 fast jede Dimension unseres Alltags. Einparkhilfen im Auto und Selbstbedienungskassen im Supermarkt sind Beispiele für die digitale Revolution, die wir derzeit hautnah erleben. Da liegt es nahe, dass sich Software für Zeitarbeitsunternehmen zunehmend unverzichtbar macht. Gute Zeitarbeit-Software ist leicht zu bedienen, verfügt über diverse Schnittstellen zu weiteren Anwendungen und ist gut skalierbar. Das heißt konkret: Sie kann auf vielen Geräten von unterschiedlichen Nutzern eingesetzt werden. Auch die Qualität des Supports gegenüber seinen Kunden ist entscheidend. Da sie in den meisten Fällen Personaldaten verarbeitet, muss sie Datenschutz-konform und in dieser Hinsicht transparent gestaltet sein. Neuerdings kann Zeitarbeitssoftware als Programm auf dem PC oder als App über die Cloud genutzt werden.

Letztlich entscheiden Konfigurierbarkeit und Leistungsschwerpunkt darüber, ob eine Zeitarbeit-Software als Lösung für Sie geeignet ist. Gleichen Sie das Angebot auf dem Markt mit der Spezialisierung Ihres Unternehmens ab. Und prüfen Sie, ob die Zeitarbeit-Software Ihren individuellen Ansprüchen gerecht werden kann.

Wenn der Schuh drückt, ist es meist zu spät. Die Konkurrenz nutzt im Zweifel längst Software zur Digitalisierung von Zeiterfassung im Web. Die Frage ist nicht, ob Sie Zeitarbeitssoftware einsetzen sollten, sondern welche Software für Sie die beste Lösung ist. Überlegen Sie sich, an welchen Stellen innerhalb Ihrer Prozesse das größte Potenzial zur Einsparung von Arbeitszeit oder weiteren Ressourcen liegt. Wie ließen sich diese Prozesse digitalisieren und somit effizienter gestalten? Eignet sich eine web-basierte Allround-Software für Ihre Zeitarbeit eher oder weniger als eine Spezial-Software? Bedenken Sie auch, dass die Automatisierung einzelner Arbeitsschritte Flüchtigkeitsfehler durch die menschliche Bearbeitung ausschließen kann.

• Personalverwaltung: Kandidaten, Bewerber, Mitarbeiter: Ob potenzielles oder tatsächliches Personal – Zeitarbeitssoftware kann alle relevanten Informationen cloud-basiert bündeln. Das erleichtert Unternehmen nicht nur den Zugriff im Bedarfsfall, sondern verschafft Ihnen auch eine Übersicht durch Filter- und Suchfunktionen. Im besten Fall verfügt die Zeitarbeit-Software über eine Kontakt-Funktion zum datenschutzkonformen Teilen dieser Daten mit einem Partner oder Kunden. Mit einer zusätzlichen App erfahren Sie diese Vorteile unterwegs.
• Berechnung von Zuschlägen und Sonderzahlungen: Wie viel verdient ein Mitarbeiter? Weil diese Frage längst nicht nur vom Stundenlohn abhängt, verfügen viele Programme über automatisierte Berechnungen, die unterschiedlichste Faktoren berücksichtigen und verwalten. Dazu zählen unter anderem Branchenzuschläge, Gefahrenzulagen, spezifische Besoldungsgruppen.
• Equal Pay: Fairness ist für Personaldienstleister eine Selbstverständlichkeit – sofern Sie bei einer Unzahl an Personal und Verwaltung zugehöriger Informationen machbar ist. Zum Glück zählt das Mitarbeiter-Management von Equal Pay zu den Features guter Zeitarbeitssoftware.
• Rechtssicherheit: Den Überblick über Fristen wie die Höchstüberlassungsdauer behalten, AÜG-Konformität bei ständigen Neuerungen wahren, im Rahmen der DSGVO agieren: Ohne entsprechende Assistenz lassen sich Zeiterfassung, Verordnungen und Gesetze kaum vollumfänglich berücksichtigen. Deshalb sind Reminder-Funktionen und rechtliche Hinweise fester Bestandteil moderner Zeitarbeitssoftware. In der Regel geben Entwickler regelmäßig kostenfreie Updates bei Änderung der Rechtslage, die auch die Höchstüberlassungsdauer betreffen können (beispielsweise im AÜG). So bleibt die Zeitarbeit-Software über einen langen Zeitraum nutzbar.
• Auftragsverwaltung: Das Management Ihrer Aufträge lässt sich mit einer Vielzahl von Funktionen digitalisieren und verwalten. Zeitarbeit-Software kann Ihnen zum Beispiel dabei helfen, Ihre Aufträge in einer Übersicht über zentral einzusehen oder Ihre Zeiterfassung zu automatisieren. Des Weiteren lassen sich Aufträge häufig innerhalb des Programms annehmen und auslösen, was Ihre Verwaltung weiterhin entlastet. Mithilfe von integrierten Möglichkeiten zur Kommunikation nehmen Sie zu Kunden Kontakt auf, teilen Daten oder Informationen und stellen gegenseitige Transparenz sicher.

Der Einsatz von Zeitarbeitssoftware will überlegt sein – eingangs ist er mit Investitionen verbunden. Welche Mitarbeiterin bzw. welcher Mitarbeiter widmet sich dem Thema? Welche Kosten entstehen? Handelt es sich um einen einmaligen Erwerb oder ein fortlaufendes Abonnement? Wie wird die Software in die Prozesse des Unternehmens integriert und welche Kollegin bzw. welcher Mitarbeiter ist qualifiziert, das zu entscheiden? Achten Sie bei Ihrer Auswahl auf Signale, die Ihnen bereits Antworten auf diese Fragen nahelegen. Besonders einsteigerfreundliche Programme benötigen vermutlich eher geringere EDV-Vorkenntnisse, gegebenenfalls ist aber genau aus diesem Grund ihr Leistungsumfang eingeschränkt oder weniger flexibel.

Weitere Aufmerksamkeit gilt diversen Anzeichen, die auf Täuschung, falsche Versprechen oder Irreführung hinweisen. Achten Sie bei Abo-Modellen auf die Mindestvertragslaufzeit oder auf eventuell rasant ansteigende Kosten im Vertragszeitraum. Vertrauenswürdige Software erkennen Sie an folgenden Merkmalen: An unverbindlichen Demo-Zugängen, einem hilfreichen Support vor der Kaufentscheidung, dem sensiblen Umgang mit Datenschutz und einer transparenten Darstellung von Kosten und Leistungsumfang. Welcher Funktionsumfang zu Ihnen als Personaldienstleister passt, ob Equal Pay, Hinweis auf Höchstüberlassungsdauer oder umfangreiche Management-Features für Ihre Kunden: Wenn Sie es noch nicht getan haben, ist 2020 das perfekt Jahr, um eine Zeitarbeitssoftware anzuwenden.

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