E-Recruiting:
digitale Personalbeschaffung

Wer in der heutigen Zeit angesichts von Fachkräftemangel und demografischem Wandel die passenden Mitarbeiter:innen finden will, muss nicht nur die richtigen Rahmenbedingungen sondern genauso einen schnellen, zielgruppenorientierten Bewerbungsprozess bieten. Die klassische Bewerbungsmappe in Papierform einreichen und wochenlang auf eine Rückmeldung warten? Das kommt für Bewerber:innen kaum noch in Frage. Auch Unternehmen setzen mittlerweile verstärkt auf E-Recruiting. Denn die Digitalisierung vereinfacht die Personalsuche in vielerlei Hinsicht. Doch was versteht man unter E-Recruiting eigentlich genau? Was gibt es für Recruiting-Kanäle? Welche Vor- und Nachteile sind damit verbunden? Wo lauern Stolperfallen?

Definition: Was versteht man unter E-Recruiting?

Längst haben sich durch die Digitalisierung moderne Recruiting Methoden durchgesetzt: Stellenangebote werden im Internet geschaltet, Bewerbungen online verschickt, Bewerberdaten per Software verwaltet oder künstliche Intelligenz unterstützt Auswahlentscheidungen. Der Begriff E-Recruiting (kurz für Electronic Recruiting oder elektronische Rekrutierung) steht dabei für einen Prozess der Personalbeschaffung, welcher komplett mittels elektronischer Medien und digital gestützt abläuft.
Von der Personalbedarfsplanung, der Kandidatenansprache (intern oder extern) über die Bewerberauswahl bis hin zu Kontakt und Kommunikation mit Bewerber:innen, Verantwortlichen im Unternehmen und Dritten (z.B. Personaldienstleistern oder Stellenbörsen) – alles erfolgt webbasiert und wird durch den Einsatz spezieller E-Recruiting-Software gesteuert.

Weshalb ist Digital Recruiting bald alternativlos?

Dass Digital Recruiting einen der wichtigsten Trends in der HR-Branche bildet, steht außer Zweifel. Verschiedenen Studien zufolge sinkt der Anteil von Stellenangeboten, die noch in Printmedien erscheinen, weiter und liegt inzwischen bei nur 20 Prozent. Und: Ein Großteil der Arbeitgeber bevorzugt mittlerweile Online- Bewerbungen. Vor knapp zehn Jahren sah das anders aus. Da hielten sich klassische und moderne Recruiting Methoden noch die Waage.

Aber jetzt wird der Arbeitsmarkt zunehmend von Menschen dominiert, die mit dem Internet aufgewachsen sind. Für diese Digital Natives stellt es eine bedeutende Informationsquelle und Kommunikationsplattform dar. Arbeitgeber, die online nicht ausreichend präsent sind, gelten gerade bei jüngeren Zielgruppen als altbacken und unattraktiv. Das Image eines Unternehmens ist jedoch mit einem ausschlaggebenden Faktor bei der Jobwahl. Höchste Zeit, sich mit den einzelnen Facetten der E-Rekrutierung zu befassen.

Welche Gründe sprechen für E-Recruiting?

Die drei wichtigsten Gründe, auf digitale Personalbeschaffung zu setzen: Der E-Recruiting Prozess ist effizienter, zeitsparender und kostengünstiger – für Unternehmen und Bewerber:innen.

• Online Stellenanzeigen haben aufgrund der Anzahl an bespielbaren Kanälen eine wesentlich größere Reichweite als Zeitungsannoncen. Damit erhöht sich die Rücklaufquote. Sprich, es gehen mehr Bewerbungen ein und die Chance, dass passende Kandidat:innen dabei sind, steigt.

• Stellen online auszuschreiben, kostet weniger und auf der eigenen Karriereseite gar nichts. Bewerber:innen können auf die Jobangebote im Internet von überall kostenfrei zugreifen. Sie sparen sich zudem Material- und Portokosten. Man benötigt kein Papier – das schont die Umwelt.

• Sowohl eine Bewerbung abzusenden als auch die eingehenden Bewerbungen ins E-Recruiting System einzupflegen, funktioniert mit nur wenigen Klicks. Ein manueller Abgleich der Unterlagen ist nicht mehr notwendig. Das System sortiert sie automatisch nach vorher festgelegten Parametern.

• Eine Software kann Kandidatenprofile mit den Anforderungen an die vakanten Stellen abgleichen und so eine Vorauswahl treffen. Dadurch findet man objektiver und schneller ein Match. Die Qualität bei der Personalauswahl wird so erheblich gesteigert.

Die Digitalisierung im Recruiting hat insbesondere während der Corona-Phase viel Aufwind erfahren, weil Jobinterviews, Einstellungstest und Onboardings mittels Videokonferenztools – trotz Homeoffice und Abstandsgeboten – remote möglich waren. Gerade im Wettbewerb um die jungen Talente kommt es auf Schnelligkeit und die bestmögliche Candidate Experience an. Das gelingt nur mit einer gut durchdachten digitalen Recruiting Strategie.

Was gehört zum E-Recruiting Prozess?

Ein wesentlicher Ausgangspunkt bei der Personalsuche liegt in einer umsichtigen Planung im Unternehmen. Dabei gewinnen sogenannte ERP-Systeme (ERP= Enterprise Resource Planning) zunehmend an Bedeutung. Sie unterstützen und optimieren den bedarfsgerechten Einsatz von Ressourcen und Personal. Zukünftiger Personalbedarf wird schnell erkannt und Anforderungsprofile können genauer definiert werden.

Active Sourcing

Die Digitalisierung im Recruiting schafft neue Möglichkeiten, Kandidat:innen aktiv direkt anzusprechen, anstatt passiv auf Bewerbungen zu warten. Man erreicht zusätzlich potenzielle Bewerber:innen, die vielleicht momentan nicht auf Jobsuche sind, sich durch ein attraktives Angebot trotzdem überzeugen lassen – sogenannte latent suchende Bewerber:innen. Dazu bieten diverse Karriereplattformen Suchfilter und Matching -Tools, um passende Profile zu finden.

Anzeigenschaltung auf verschiedenen Kanälen (Multiposting)

Ansprechende Stellenanzeigen sind das A und O bei der Mitarbeitersuche. Im Gegensatz zu Printanzeigen gibt es beim Online Recruiting mehr Gestaltungsspielraum (z.B. Einbetten von Videos) und eine Riesenauswahl an Schaltoptionen (Jobbörsen, Firmenwebsite, Soziale Medien). Man kann also die Anzeigenschaltung breit streuen. Trotzdem sollte man darauf achten, nur diejenigen Kanäle zu bespielen, die für die gesuchte Zielgruppe relevant sind.

Online-Bewerbungsformulare und Kontakt

Wer sich online bewirbt, möchte schnell Resultate sehen. Formulare müssen so kurz wie möglich gehalten werden und leicht auszufüllen sein. Je weniger Unterlagen erforderlich sind, desto übersichtlicher wird der Prozess. Das nimmt Hürden für Jobinteressierte. Ist die Bewerbung eingegangen? Wie gestaltet sich der weitere Ablauf? Automatisch versandte Eingangsbestätigungen und Statusmeldungen halten Bewerber:innen auf dem Laufenden.

Interne Kommunikation

Wann und mit wem finden Bewerbungsgespräche statt? Wer hatte bereits Kontakt zu Kandidat:innen und in welcher Form? Welche Zwischenergebnisse gibt es? Werden sämtliche internen Kommunikationsprozesse digital abgebildet und für alle am Recruiting Beteiligten zugänglich gemacht, sorgt das für Transparenz und Funktionalität.

Der Einsatz einer guten Bewerberbermanagement- bzw. E-Recruiting Software ist hierzu unabdingbar. Nur so werden einzelne Recruiting-Schritte sinnvoll miteinander verknüpft und garantieren einen nahtlosen Ablauf. Es gibt zahlreiche Software Anbieter am Markt (z.B. softgarden, Personio, Recruitee oder BITE). Die Entscheidung für ein passendes System fällt sicher nicht leicht. Sie sollte sich immer am vorhandenen Budget sowie an den Anforderungen im Unternehmen orientieren und über Schnittstellen zu vorhandenen Tools verfügen. Manche Dienstleister offerieren eine kostenlose Testphase, die man nutzen kann, um sich ein Bild zu verschaffen.

Welche Recruiting Kanäle lohnen sich wirklich?

Eine wichtige Anlaufstelle für Jobsuchende sind Online-Jobbörsen. Unternehmen bekommen die meisten Bewerbungen auf Anzeigen, die hier geschaltet werden. Die Plattformen verfügen über Suchfilter, mit denen Interessierte selektiv nach passenden Stellen suchen können. Neben Jobportalen mit einer großen Bandbreite an Jobs haben sich viele spezialisierte Online-Stellenmärkte etabliert – beispielsweise berufsgruppen- und branchenspezifische Jobbörsen oder regionale Stellenmärkte.

Auch Soziale Medien liegen als Recruiting-Kanäle im Trend. Auf Karriereplattformen – wie XING und LinkedIn – oder bei Facebook, Instagram, Twitter & Co. treffen sich Menschen zum beruflichen und privaten Austausch. Eine gute Chance, nicht nur Stellenanzeigen, sondern zugleich die eigene Arbeitgebermarke zu präsentieren und damit das Employer Branding zu stärken. Social Media Kanäle eignen sich besonders gut für Active Sourcing, weil man potenzielle Kandidat:innen mit personalisierten Inhalten erreichen kann.

Die Bedeutung von Mobile Recruiting

Das Mobile Recruiting hat inzwischen einen hohen Stellenwert – Tendenz steigend. Hierbei handelt es sich um einen weiteren Kanal und zugleich eine spezielle Form des Online Recruitings. Sämtliche Angebote und Anwendungen sind auf die Nutzung auf mobilen Endgeräten – wie Tablet oder Smartphone – zugeschnitten. Einer der Trends in diesem Bereich ist zum Beispiel die »One-Click-Bewerbung«, wo Bewerber:innen einfach nur auf ihr Social Media Profil verweisen. Das kommt dem Nutzer:innenverhalten entgegen, denn Menschen surfen – ganz besonders in ihrer Freizeit – immer mehr mobil im Netz.

Die meisten Jobinserate veröffentlichen Unternehmen auf ihrer eigenen Firmenwebsite. Im Hinblick auf das Mobile Recruiting heißt das, dass die Karriereseite für die mobile Nutzung optimiert sein muss. Sie ist Aushängeschild und wird von poteziellen Kandidat:innen garantiert besucht. Hier sollte man:

» das Unternehmen vorstellen und authentische Insights liefern
» offene Stellen in ansprechender Form mit präziser Beschreibung posten
» ein einfaches Bewerbungsformular bereithalten
» über den Ablauf des Bewerbungsverfahrens informieren
» Ansprechpartner:innen nennen
» Weiterbildungs- und Karriemöglichkeiten sowie konkrete Benefits präsentieren

E-Recruiting Vorteile und Nachteile für Unternehmen

Was haben Unternehmen davon, wenn sie ihre Personalbeschaffung digitalisieren? Eine klare Antwort darauf: Sie gehen mit der Zeit. Wer in diesen Zeiten Mitarbeiter:innen finden und für sich gewinnen will, sollte vor aktuellen Recruiting Trends nicht die Augen verschließen. Die E-Rekrutierung gehört dazu und bietet zahlreiche Vorteile:

» die gesamte Personalgewinnung wird beschleunigt und optimiert
» standardisierte Prozesse bedeuten Zeit- und Kostenersparnis
» Online Stellenangebote können individueller gestaltet und aktualisiert werden
» sie haben eine höhere Reichweite und sind jederzeit an jedem Ort verfügbar
» Zahl und Qualität der Bewerbungen steigt
» die Candidate Experience verbessert sich

Bewerber:innen wünschen sich einen schnellen und unkomplizierten Bewerbungsprozess. Moderne Recruiting Methoden bedeuten auch für sie weniger Zeit- und Kostenaufwand. Simple, leicht zu bedienende Bewerbungsformate sorgen dann für eine höhere Bewerbungsbereitschaft.

Und die Nachteile? Sind die Barrieren sich zu bewerben sehr niedrig, kann es zu unpassenden Massenbewerbungen kommen. Dagegen gibt es ein probates Mittel: Stellenangebote müssen sehr präzise und aussagekräftig formuliert und dabei auf die Zielgruppe zugeschnitten sein.

Darüber hinaus steht erst einmal die Beschaffung einer geeigneten Software an. Es kostet auch einiges an Aufwand, so ein System einzurichten. Bevor sich die positiven Effekte bemerkbar machen, muss man also Geld und Zeit investieren und ggf. Mitarbeiter:innen schulen.

Digital Recruiting richtig angehen

Es wäre allerdings ein großer Fehler, sich ohne passende Strategie in die digitale Personalbeschaffung zu stürzen. An erster Stelle sollte eine genaue Analyse zu den aktuellen Gegebenheiten im Unternehmen erfolgen. Vor allem im Hinblick auf das bisherige Recruiting sowie auf sich abzeichnenden Personalbedarf.

Muss die gesamte Personalgewinnung neu ausgerichtet werden oder gibt es bereits effektive Ansätze? Welches Budget steht zur Verfügung? Diese Vorarbeit ist wichtig, denn daran orientiert sich der tatsächliche Bedarf und die Wahl der passenden E-Recruiting Software Lösung.

Daneben verdienen die Zielgruppen besondere Beachtung. Welche Interessen haben diese? Wo sind sie online aktiv? Welche Bewerbungsformate bevorzugen sie? Es geht letztendlich darum, die richtigen Recruiting-Kanäle herauszufiltern und Inhalte zu entwickeln, die bei potenziellen Bewerber:innen gut ankommen.

Fazit: Die Zukunft ist digital! Wenn Sie das erkannt haben und Ihre Personalpolitik daran ausrichten, können Sie von den Möglichkeiten, die das E-Recruting bietet, profitieren. Flankiert von einer gut durchdachten Employer Branding Strategie werden Sie bei der Personalsuche erfolgreich sein. Wir helfen Ihnen gern dabei!