Active Sourcing: Definition,
Methoden & Prozesse

Für wen ist Active Sourcing geeignet?

Besonders in Branchen mit Fachkräftemangel, wie Ingenieurwesen, IT, Mathematik oder Naturwissenschaften, hat sich diese Methode als äußerst effektiv erwiesen, um im Wettbewerb um die besten Talente die Nase vorn zu haben.
Start-ups und schnell wachsende Unternehmen profitieren ebenfalls von der schnellen Ansprache passender Kandidat:innen. Zudem ist Active Sourcing für Unternehmen mit langfristigen Personalstrategien geeignet, die frühzeitig Talente binden möchten.

Unterschied zwischen Social Recruiting und Active Sourcing

Gut zu wissen: Active Sourcing und Social Media Recruiting werden oft gleichgesetzt, sind aber unterschiedliche Konzepte. Active Sourcing fokussiert sich auf die gezielte Suche und Ansprache von Kandidat:innen. Social Media Recruiting hingegen umfasst das gesamte Personalmarketing in den sozialen Medien. Active Sourcing kann somit auch als ein Teilbereich des Social Media Recruitings betrachtet werden.

Active Sourcing Vorteile

• Gezielte Ansprache: Unternehmen können spezifische Talente direkt ansprechen, was die Qualität der Bewerber:innen erhöht.
• Wettbewerbsvorteil: Frühzeitige Kontaktaufnahme mit potenziellen Kandidat:innen, bevor diese von der Konkurrenz entdeckt werden, erhöht die Chance Toptalente einzustellen und personelle Engpässe zu vermeiden.
• Besserer Fit: Die Wahrscheinlichkeit ist höher, dass die Kandidat:innen gut zur Unternehmenskultur und den Anforderungen passen.
• Flexibilität: Es werden auch passive Kandidat:innen angesprochen, die nicht aktiv auf Jobsuche sind. Das bietet eine zusätzliche Chance für Unternehmen, um offene Stellen zu besetzen.

Active Sourcing Nachteile

• Komplexität: Ein professioneller und zielgerichteter Active Sourcing Prozess kann komplex und anspruchsvoll sein.
• Akzeptanzprobleme: Kandidat:innen könnten sich unwohl fühlen, wenn sie unerwartet kontaktiert werden.
• Rechtliche und ethische Fragen: Der Umgang mit persönlichen Daten und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen können herausfordernd sein.
• Kosten: Initiale Investitionen in Tools und Schulungen sind in der Regel notwendig.

1. Sammeln Sie Erfahrung

Obwohl es sicher kein Hexenwerk ist – im Handumdrehen erledigt sich Active Sourcing auch wieder nicht. Seien Sie sich bewusst, dass das Thema Expertise und Engagement erfordert. Das wichtigste Element für erfolgreiches Active Sourcing ist die Erfahrung, die Sie bei seiner Anwendung sammeln, um es Ihren individuellen Ansprüchen entsprechend gewinnbringend in Ihre Recruiting-Strategie zu integrieren.

2. Identifizieren Sie die effektivsten Akquisekanäle

Grundsätzlich handelt es sich um einen für Active Sourcing geeigneten Kanal, wenn auf ihm aussagekräftige Kandidatenprofile zu finden sind. Zu den wichtigsten E-Recruiting Kanälen gehören einerseits soziale Medien und Business-Netzwerke, andererseits Lebenslaufdatenbanken wie Indeed. Nicht zu vernachlässigen sind auch Messen und Events, auf denen man Kandidat:innen ebenfalls direkt persönlich kennenlernen kann.

3. Berücksichtigen Sie insbesondere den Nachwuchs

Glauben Sie auch, TikTok sei aufgrund seines Unterhaltungsschwerpunkts ungeeignet für Active Sourcing? Gerade weil dieser Gedanke so naheliegend scheint, können Sie Jugendliche mit Ihrer Kontaktaufnahme überraschen und sich so von Wettbewerbern abheben. TikTok und andere Netzwerke bieten die Möglichkeit, über Hashtags nach Inhalten zu suchen. Über die Hashtags #IT und #tech ließen sich bei Nutzerinnen und Nutzern beispielsweise ein grundsätzliches Interesse für Informatik feststellen. Das ideale Sprungbrett für Ihre erste Nachricht!

4. Präsentieren Sie sich vertrauenswürdig und nahbar

Dass Sie mit einer Standardansprache bei den meisten potenziellen Bewerber:innen abblitzen, erklärt sich von selbst. Sie müssen Ihre erste Nachricht auch nicht „dem Medium entsprechend“ mit Emojis oder Floskeln anreichern. Viel eher sollten Sie den Eindruck erwecken, genau die passende Stelle für die angesprochene Person parat zu haben. Gehen Sie darauf ein, warum genau Ihnen das entsprechende Profil ins Auge gefallen ist. Die Kommunikation kann dabei so formell oder informell sein, wie Sie es auf konventionellem Wege auch tun würden. Sie sollte generell zum Employer Branding des Unternehmens passen.

5. Nutzen Sie Ihre exklusiven Marktvorteile – mit index Anzeigendaten

index Anzeigendaten, das Stellenmarkt-Akquise-Tool für Personalprofis, ist die ideale Unterstützung, um Active Sourcing mit maximaler Effizienz einzusetzen. Das spart Ihnen wertvolle Ressourcen und macht Sie für Ihre Kund:innen im Vergleich zum Wettbewerb besonders attraktiv. So identifizieren Sie beispielsweise schneller Unternehmen, die Ihre Personalsuche gern an Sie abgeben würden.

6. Denken Sie Active Sourcing langfristig

Sie werden immer wieder von Kandidat:innen hören, dass Ihr Angebot zeitlich nicht passt. Lassen Sie sich davon nicht verunsichern – das ist keine Ausrede! Versuchen Sie, die Person in einigen Monaten erneut zu kontaktieren oder fragen Sie direkt nach einem geeigneten Zeitpunkt. Ein einfacher, aber praktischer Tipp: Hinterlegen Sie in Ihrem Kalender eine Erinnerung für den Zeitpunkt, an dem Sie wieder Kontakt aufnehmen wollen. Im Grunde gilt: Gelingt Ihnen eine sympathische Ansprache, werden Kandidat:innen Sie positiv im Gedächtnis behalten – ob sie auf Ihr Stellenangebot eingehen oder nicht.

Active Sourcing Anschreiben Vorlage

Betreff: Spannende Karrierechance bei [Ihr Unternehmen] – [Positionstitel]

Sehr geehrte/r [Name des Kandidaten],

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Mein Name ist [Ihr Name] und ich bin [Ihre Position] bei [Ihr Unternehmen]. Bei meiner Recherche nach qualifizierten Fachkräften bin ich auf Ihr Profil aufmerksam geworden und war beeindruckt von Ihren Erfahrungen und Fähigkeiten im Bereich [Relevantes Fachgebiet/Kompetenz].

Wir bei [Ihr Unternehmen] sind stets auf der Suche nach talentierten und engagierten Fachleuten wie Ihnen, die unser Team bereichern können. Aktuell haben wir eine spannende Position als [Positionstitel] zu besetzen, die perfekt zu Ihrem Hintergrund und Ihren Interessen passen könnte.

In dieser Rolle würden Sie [Kurze Beschreibung der Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten]. Wir bieten Ihnen ein dynamisches Arbeitsumfeld, attraktive Entwicklungsmöglichkeiten und die Chance, an innovativen Projekten mitzuwirken.

Gern würde ich mehr über Sie und Ihre beruflichen Ziele erfahren und Ihnen weitere Details zu dieser Möglichkeit bei [Ihr Unternehmen] geben. Haben Sie in den nächsten Tagen Zeit für ein kurzes Gespräch? Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.

Vielen Dank im Voraus und beste Grüße,

[Ihr Vorname Nachname][Ihre Position][Ihr Unternehmen][Ihre E-Mail-Adresse][Ihre Telefonnummer]

1. Zu wenig Personal und Budget einplanen

Active Sourcing erfordert in der Regel mehr Personal und Budget. Der Prozess ist zeitintensiv und verlangt nach speziell geschulten Recruiter:innen, die gezielt nach geeigneten Kandidat:innen suchen, diese ansprechen und den Kontakt aufrechterhalten. Darüber hinaus fallen Kosten für spezialisierte Tools und Plattformen wie LinkedIn Recruiter, Xing TalentManager oder andere Active Sourcing Software an.

Auch Investitionen in Schulungen und Weiterbildungen für das Recruiting-Team sind notwendig, um die Effektivität des Active Sourcing zu maximieren. Insgesamt bedeutet dies, dass sowohl der personelle als auch der finanzielle Aufwand im Vergleich zu traditionellen Recruiting-Methoden höher ist. Dafür profitieren Sie allerdings auch von den Vorteilen dieser Methode.

2. Rechtliche Rahmenbedingungen nicht beachten

Achten Sie darauf, dass Sie sich an die rechtlichen Rahmenbedingungen halten. Active Sourcing ist grundsätzlich erlaubt, sofern Recruiter die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Recruiter müssen sicherstellen, dass sie personenbezogene Daten nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Kandidat:innen verarbeiten, wobei die Einwilligung freiwillig und ausdrücklich erfolgen muss.

Diese kann durch Markierungen auf Plattformen wie LinkedIn oder Xing oder durch Zustimmung in einer ersten Kontaktaufnahme per E-Mail eingeholt werden. Active Sourcing ist verboten, wenn es ohne die erforderliche Einwilligung oder unter Verwendung unrechtmäßig erhobener Daten erfolgt. Zudem müssen Recruiter eine aufdringliche oder belästigende Kontaktaufnahme vermeiden. Rechtliche Rahmenbedingungen sind übrigens nicht nur bei der Ansprache wichtig. Auch bei der Gestaltung der Ausschreibung gibt es gesetzliche Vorgaben für Stellenausschreibungen zu beachten.

3. Fortbildungen vernachlässigen

Damit Recruiter im Active Sourcing effektiv arbeiten können, müssen sie umfassend geschult sein und über spezifische Kenntnisse im Umgang mit den verschiedenen Active Sourcing Tools und Techniken verfügen. Darüber hinaus sollten sie in der Lage sein, gezielte Suchstrategien zu entwickeln und die Ergebnisse zu analysieren, um die besten Kandidat:innen zu identifizieren.
Fortlaufende Schulungen und Weiterbildungen sind notwendig, um immer auf dem neuesten Stand der Technik und Methodik zu bleiben und die Effizienz des Active Sourcing Prozesses kontinuierlich zu verbessern.