Vertriebssoftware
für Personal-Profis

Ein gut funktionierender Vertrieb ist für jedes Unternehmen im Hinblick auf Umsatzsteigerung und Wettbewerbsfähigkeit unverzichtbar. Softwarebasierte Lösungen helfen Vertriebsmanagement und Vertriebsteams dabei, ihren Vertriebsprozess effektiv zu gestalten und stetig zu optimieren. Wir widmen uns in diesem Artikel unter anderem den folgenden Fragen: Was ist eine Vertriebssoftware und welche Vorteile hat sie? Welche Funktionen bieten moderne, digitale Vertriebstools? Wie findet man die passende Software? Warum sollten auch Personaldienstleister:innen ihren Vertrieb digital unterstützen und was ist die beste Vertriebssoftware für Personal-Profis?

Definition:
Was ist eine Vertriebssoftware?

Im alltäglichen Sprachgebrauch verwenden wir den Oberbegriff »Software« für Programme, mit denen Computer betrieben bzw. die auf einem Computer ausgeführt werden. Eine Software erfüllt ganz unterschiedliche Aufgaben und kann aus vielen einzelnen Elementen bestehen. Mit Vertriebssoftware sind spezielle Programme gemeint, die auf die komplexen Anforderungen von Vertriebsorganisationen zugeschnitten sind. Durch den Einsatz von Software im Vertrieb lassen sich individuelle Vertriebsaktivitäten zentral verwalten und steuern.

Einzelne Abläufe im Vertrieb werden so transparent miteinander verknüpft und können leichter nachvollzogen und überwacht werden. Vertriebstools reduzieren den administrativen Aufwand für die Vertriebsmitarbeiter:innen und machen den Vertriebsprozess effizient. Die meisten digitalen Vertriebstools funktionieren webbasiert als Cloud-Lösungen. Das heißt, sie müssen nicht auf dem eigenen Rechner installiert werden, sondern der Zugriff erfolgt via Webbrowser mit Nutzer-ID und ist fast von überall möglich, was die Arbeitsabläufe im Vertriebsteam verbessert.

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Wie der Software-Einsatz
den Vertriebsprozess unterstützt

Weil der Vertrieb die Umsätze generiert, gilt er als Herz und Motor im Unternehmen und ist deshalb von zentraler Bedeutung. Die richtige Vertriebsstrategie entscheidet darüber, ob Unternehmen sich am Markt behaupten und wachsen können. Dazu muss der Vertriebsprozess sowohl operativ als auch strategisch stets an Marktsituation und am Kundenbedarf ausgerichtet sein. Das Vertriebsmanagement steht hier vor komplexen Herausforderungen, die einzelnen Schritte im Vertriebsprozess wirtschaftlich sinnvoll miteinander im Einklang zu bringen. Wir reden an dieser Stelle von Leadgenerierung, Angebotserstellung und Neukundenakquise sowie über die Kundenbeziehungspflege (CRM) und das Marketing bis zum Controlling und Analysen von Verkaufserfolgen.

All das geht mit riesigen Datenmengen einher. Mit herkömmlichen Methoden lassen die sich nicht mehr zielführend erfassen und verarbeiten. Personaldienstleister:innen zum Beispiel brauchen für die erfolgreiche Vermittlung ihrer Kandidat:innen einen umfassenden Überblick über den Stellenmarkt. Welche Profile werden von welchen Unternehmen gesucht? Wo lohnt es sich, für eine Vermittlung anzufragen? Eine spezielle Vertriebssoftware unterstützt unter anderem darin, solche Daten zu sammeln und dem Vertriebsteam zur weiteren Bearbeitung leicht verfügbar zu machen. So können etwa Zielfirmenlisten zur Generierung von Leads und für die Akquise erstellt sowie sämtliche Kontakte zentral verwaltet und nachverfolgt werden.

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Wichtige Funktionen
von Vertriebssoftware

Es gibt mittlerweile eine große Auswahl an Software-Firmen auf dem Markt, die den Anwender:innen je nach Einsatzbereich unterschiedliche Funktionen bieten. Zu den wichtigsten Features einer Software für den Vertrieb gehören:

Qualifizierung von Leads

Anhand individuell festgelegter Parameter (z. B. Standort, Anzeigenumsätze, Branche) können Informationen und Daten zu Interessenten und potenziellen Leads erfasst, bewertet (Lead-Scoring) und weiterqualifiziert werden.

Kundendatenbank

Sämtliche Kundendaten werden in einem Datenbanksystem (Customer Relation Management) zentral gesammelt und verwaltet. Sie lassen sich einfach aktualisieren und das Vertriebsteam hat jederzeit Zugriff auf alle relevanten Kontakte und zur Kundenhistorie.

Kontaktnachverfolgung

Wie wurden wann welche Kund:innen kontaktiert und was wurde besprochen? Kontaktmanagement-Tools vereinfachen die interne und externe Kommunikation und spiegeln den aktuellen Status quo wider.

Visualisierung des Verkaufsprozesses

Eine individuell anpassbare Darstellung des Sales Funnels bzw. der Sales Pipeline verschafft Überblick zu laufenden Verkaufs- und Akquiseprozessen (z. B. in Form eines Kanban-Boards) und kann ebenfalls Prognosen zu Verkaufschancen abbilden.

Aufgaben- und Terminplanung

Mithilfe einer Vertriebssoftware lassen sich Kundentermine punktgenau planen sowie Aufgaben priorisieren, sodass Vertriebsmitarbeiter:innen sich voll und ganz darauf konzentrieren können.

Teamkommunikation

Über Vertriebstools können sich auch die Vertriebsteams untereinander abstimmen und ihre Teamkolleg:innen durch Kommentarfunktionen jederzeit auf dem Laufenden halten, was für verbesserte Arbeitsabläufe sorgt.

Angebots- und Vertragsgestaltung

Einige Tools bieten Vorlagen für E-Mails, Angebotsschreiben oder Verträge. Die Vorlagen müssen dann nur noch individuell an die jeweiligen Kunden:innen angepasst und personalisiert werden.

Berichte und Analysen

Durch die Möglichkeit Berichte zu erstellen, besteht ein guter Überblick zur aktuellen Verkaufsleistung. Analysetools erlauben außerdem einen Forecast zu Umsätzen und liefern Trends und Prognosen. Unternehmen können so ihre Strategien optimal anpassen.

Kundenkommunikation

Kommunikationsmittel (E-Mail-Kontaktformular, telefonischer Rückrufservice oder integrierte Chat-Funktion) erlauben die effiziente Bearbeitung von Anfragen und verbessern die Kundenkommunikation.

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Welche Vorteile
hat der Einsatz von Vertriebstools?

Der Vertrieb ist immer noch von zu vielen administrativen Arbeiten geprägt. Das bindet wertvolle Ressourcen, kostet Zeit und geht zu Lasten der Kernaufgaben von Vertriebsmitarbeiter:innen. Vertriebsprozesse mittels Software-Einsatz zu automatisieren, bietet für Unternehmen verschiedene Vorteile:

• Vertriebsteams werden entlastet und Arbeitsabläufe vereinfacht.
• Kundendaten sowie Kundenhistorie sind jederzeit verfügbar.
• Die Gewinnung von Interessenten und qualifizierten Leads läuft zielgerichtet.
• Kundenbeziehungen können nachhaltiger gepflegt werden.
• Effektive und effiziente Vertriebsabläufe tragen zur Umsatzsteigerung bei.

Worin besteht der Unterschied zwischen Vertriebssoftware und Vertriebstool?

Tools sind Werkzeuge, die für eine bestimmte Aufgabe entwickelt und genutzt werden. Vereinfacht lässt sich sagen, dass eine Software immer eine Art Tool (= Programm dient als Werkzeug) ist, Tools im Gegensatz dazu nicht zwingend eine Software sein müssen. Digitale Tools sind aber auf jeden Fall softwarebasiert und so verschwimmen die Grenzen zwischen beiden Begriffen leicht. Doch egal, ob von Vertriebssoftware oder von einem Vertriebstool die Rede ist: Beide sind fester Bestandteil von einem umfassenden Vertriebssystem.

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Welche Arten von
Vertriebssoftware gibt es?

Ein Klassiker mit vielen Funktionen ist die sogenannte CRM-Vertriebssoftware, eine Anwendung, die auf das Customer Relationship Management (CRM) ausgelegt ist. Sie bildet meist das Herzstück von Software für den Vertrieb und kann über ihre Kernfunktionen hinaus um weitere Features ergänzt werden. In der Basic-Variante sollte sie mindestens über Kontaktdaten-Management, Kalenderfunktionen, Formularvorlagen, Auftragsnachverfolgung und ein Vertriebs-Dashboard verfügen.

Daneben existieren aufgabenbezogene Software-Lösungen, die spezielle individuelle Bedürfnisse abdecken, weil nicht jede Vertriebsorganisation gleich funktioniert. Manche Unternehmen haben beispielsweise einen hohen Fokus bei der Neukundengewinnung und benötigen eine besonders leistungsstarke Akquise-Software zur Identifizierung von Interessenten und zur Leadgenerierung mit integrierbaren E-Mail- und Social-Media-Marketing-Funktionen.

Auch in weiterer Hinsicht kann es unterschiedliche Anforderungen an den Vertrieb geben. So spielt zum Beispiel die Branche eine erhebliche Rolle, denn eine Zeitarbeitsfirma steht vor ganz anderen Herausforderungen als ein E-Commerce Unternehmen, das Bekleidung verkauft. Ein passendes Software-System sollte deshalb über bestimmte Basis-Funktionen hinaus branchenbezogene Belange berücksichtigen bzw. in eine vorhandene CRM-Software implementierbar sein.

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Wie findet man
die richtige Software für den Vertrieb?

Wer auf der Suche nach einer passenden Software-Lösung für seinen Vertrieb ist, steht vor der Qual der Wahl. Die Zahl der Anbieter ist groß, aber nicht jede CRM-Vertriebssoftware eignet sich gleichermaßen gut für jede Vertriebsorganisation. Denn es gibt Unterschiede bei den Leistungen, Funktionen und beim Preis. Sie sollten darum keine blinde Auswahl treffen, sondern verschiedene Plattformen miteinander vergleichen und dabei Ihren unternehmensinternen Bedarf berücksichtigen.

Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, evaluieren Sie, welche Leistungen Sie tatsächlich benötigen. Eine Stärken-Schwächen-Analyse Ihrer Vertriebsorganisation hilft Ihnen dabei, zu erkennen, wo und in welchem Umfang digitale Vertriebsunterstützung sinnvoll und nützlich ist. Beziehen Sie auch branchenspezifische Anforderungen und die vorhandene IT-Infrastruktur mit ein. In jedem Fall sollten Sie vor einer Investitionsentscheidung eine Testphase durchführen. Ob eine Software leistet, was sie verspricht und Ihre Bedürfnisse abdeckt, zeigt sich erst in der praktischen Anwendung.
Wichtige Auswahlkriterien für Vertriebssoftware:

Nutzerfreundlichkeit

Ihre Mitarbeiter:innen müssen mit der Software zurechtkommen. Eine einfache, intuitive Handhabung sowie benutzerfreundliche Oberflächen machen die Einarbeitung leicht und erhöhen die Akzeptanz in ihrem Vertriebsteam.

Sicherheit und Datenschutz

Im Vertrieb gehen Sie mit sensiblen Kundendaten um. Achten Sie deshalb darauf, dass die Software ausreichend robuste Sicherheitsfunktionen bietet und sämtliche Datenschutzrichtlinien gemäß der DSGVO eingehalten werden.

Integrierbarkeit

Stellen Sie sicher, dass das gewählte System zu Ihrer bestehenden IT-Struktur passt und im Unternehmen bereits vorhandene Software und Tools nahtlos integriert werden können (z. B. Schnittstelle zu Rechnungswesen und Buchhaltung).

Skalierbarkeit

Denken Sie vorausschauend: Lässt sich die Software unkompliziert an zukünftige Anforderungen anpassen und bedarfsgerecht erweitern? Es ist wichtig, eine Lösung zu wählen, die mit dem Unternehmenswachstum Schritt halten kann.

Support

Hat der Anbieter einen gut erreichbaren Kundenservice und bietet technische Unterstützung? Können mögliche Fehler im Falle eines Falles schnell behoben werden und gibt es Anwenderschulungen bzw. Support bei der Implementierung?

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index Anzeigendaten:
DIE Vertriebssoftware für PersonalPROFIS

Eine Vertriebssoftware für Personaldienstleister:innen soll den Rechercheaufwand minimieren, passende, hochwertige Leads liefern und einen leichten Datenexport ermöglichen. Vom digitalen Vertriebstool index Anzeigendaten profitieren Personaldienstleister:innen, Verlage sowie Jobbörsen und Agenturen. Denn das gesamte System wurde speziell anhand der Bedürfnisse der Branche entwickelt.

Das Vertriebssystem index Anzeigendaten nimmt Ihnen einen großen Teil der Akquise-Arbeit im B2B-Bereich ab. Mit dem digitalen Vertriebstool auf Basis des mächtigsten Job Crawlers Europas erhalten Sie direkt verarbeitbare Ergebnisse, die jährlich aus über 67 Millionen Datensätzen ausgewertet werden.

Information trifft auf Effizienz: Sie behalten nicht nur dauerhaft den Überblick über den aktuellen Stellenmarkt, sondern Sie erkennen Markttendenzen früher und schneller als die Konkurrenz. index Anzeigendaten ermöglicht effektiven und effizienten Profilvertrieb und erleichtert Ihre Akquise. Es spielt keine Rolle, ob Sie den Stellenmarkt nach Zufallstreffern durchforsten oder auf Basis einer Strategie analysieren möchten.

• Sie erstellen in index Anzeigendaten Ihren persönlichen Info-Agenten.
• Der Info-Agent liefert Daten zu Ihren ganz individuellen Anforderungen.
• Sie fertigen im Handumdrehen Listen mit qualifizierten Leads an.

Durch die webbasierte Plattform gelingt es leicht und zeitsparend, eine Auswahl zu treffen und Neukunden zu identifizieren. Zusätzlich werden Ihre Vertriebsprozesse mit index Anzeigendaten optimiert und Kandidat:innen aus dem eigenen Pool schneller vermittelt. Weiterhin behalten Sie nicht nur die Konkurrenz im Blick, sondern auch Bestandskunden – so pflegen und erweitern Sie mühelos vorhandene Kundenbeziehungen. Probieren Sie index Anzeigendaten als Vertriebs- und Akquisesystem direkt aus!

Zusammenfassung
und häufig gestellte Fragen

Distribution, Kundenkontakt, Akquise sowie Markt- und Wettbewerbsbeobachtung bilden die wesentlichen vertrieblichen Schwerpunkte. Daher laufen in jeder Vertriebsabteilung viele verschiedene Prozesse parallel, die alle aufeinander abgestimmt sein müssen. Eine Vertriebssoftware erleichtert hier die Prozesssteuerung, indem sie einzelne Vertriebsschritte schnell und einfach zentral zusammenführt. Das ermöglicht eine bessere Organisation der Verkaufsprozesse und damit letztendlich einen skalierbaren, effizienten, kostengünstigen und umsatzstarken Vertrieb.

Was ist eine CRM-Vertriebssoftware?

Eine CRM-Vertriebssoftware unterstützt Vertriebsprozesse digital und ist dabei auf die speziellen Anforderungen von Vertriebsorganisationen zugeschnitten. Sie umfasst Funktionen wie Kundendaten-Verwaltung, Lead-Sourcing und Lead-Scoring, Kontaktnachverfolgung, Terminierung, Berichterstattung und Sales-Analysen.

Welche Vorteile hat eine Vertriebssoftware für Unternehmen?

Durch den Einsatz können Unternehmen viele zeitaufwendige Vertriebsaufgaben automatisieren und so den Arbeitsablauf für Ihre Vertriebsteams optimieren sowie Umsätze steigern. Sie können zielgerichteter akquirieren, die Kundenhistorie verfolgen und anhand von Analysen schneller auf Marktveränderungen reagieren.

Was ist ein moderner Vertrieb?

Ein moderner Vertrieb misst sich nicht mehr an den Einzelerfolgen seiner Verkäufer:innen, sondern verbindet seine Aktivitäten im Sales und Marketing im Hinblick auf mehr Kundenorientierung miteinander. Der moderne Vertrieb agiert datengestützt und optimiert interne Prozesse sowie die Customer Journey durch den Einsatz digitaler Vertriebstools.

Gibt es eine Vertriebssoftware für Headhunter?

Ja, es gibt Software und Akquise-Tools, die an die speziellen Bedürfnisse von Personaldienstleister:innen angepasst sind, zum Beispiel das Vertriebssystem von index Anzeigendaten. Personaldienstleister:innen können damit gezielt den Stellenmarkt durchsuchen und Kandidat:innen und Unternehmen mit Personalbedarf passgenau zusammenführen.

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